, проект впровадження бізнес-додатки СЕД приречений на провал, якщо топ-менеджмент компанії не бачить у ньому необхідності і не підтримує його. Якщо керівництво не залучено в процес автоматизації документообігу, то, по суті, підприємство ризикує одержати лише автоматизоване діловодство.
Часом на підприємстві немає «єдиного замовника» СЕД. Безпосередній вибір системи проводить служба документаційного забезпечення управління, створення інфраструктури, на базі якої буде розгорнута СЕД, здійснює департамент інформаційних технологій, а виділенням бюджетів на впровадження займається керівництво. Іноді компанія просто не може сформулювати завдання впровадження СЕД. Внедренцем СЕД часто доводиться чути фразу: «щоб підвищити ефективність». Але набагато краще давати їм конкретні вказівки на кшталт «зменшити термін узгодження договорів» або «в будь-який момент часу отримувати інформацію про місце знаходження документа». Найчастіше на підприємствах відсутні регламенти з документообігу, і взагалі не описані процедури проходження документів, що ще більше ускладнює автоматизацію.
Але головна трудність, з якою доводиться зіткнутися в більшості випадків впровадження СЕД, - опір персоналу нововведенням. Співробітники можуть сприймати СЕД як свого ворога і думати, що після запуску системи вони будуть звільнені. Тому проект впровадження повинен супроводжуватися свого роду внутрішньою PR-кампанією, що забезпечує правильне позиціонування СЕД як засобу, який допоможе співробітникам у вирішенні їхніх оперативних завдань. Втім, з подібними ситуаціями доводиться стикатися і при впровадженні ERP-систем.
Паралельне та поетапне впровадження
Як правило, спочатку в СЕД працюють співробітники відділу діловодства, які «насичують» систему документами, потім до неї «підключаються» керівники вищої і середньої ланки, і потім відразу ж решта персоналу, безпосередні виконавці. Фактично першими автоматизуються робочі місця керівників і секретарів для накладення резолюцій і реєстрації.
При цьому в період дослідної експлуатації СЕД навантаження на відділ діловодства зростає: співробітники працюють з документами як у паперовому вигляді, так і електронному. «Подвійна» обробка документів протягом місяця або двох дозволяє знизити ризики при переході до нової системи і зводить до мінімуму число можливих помилок. Подібна паралельна робота на початковому етапі впровадження СЕД - один зі способів «безболісного» переходу до роботи з електронними документами. Після того як співробітники освояться і звикнуть до роботи з системою електронного документообігу, від паперових документів можна буде відмовитися. Однак далеко не всі вважають такий етап необхідним. Головне, уникнути етапу дублювання операцій, коли людина повинна працювати і з новою системою, і старим способом. Поступовість хороша, коли мова про впровадженнях по департаментам, але, запустивши систему в роботу в тому чи іншому департаменті, співробітники повинні працювати тільки в ній.
Компанія DELPHI оцінює, що 15 відсотків усіх паперових документів безповоротно втрачається і робочі групи витрачають до 30 відсотків свого часу в спробах їх знайти.
Компанія Сoopers & Lybrand оцінює, що компанії роблять 19 копій кожного документа і що 7.5 відсотків всіх документів втрачається безповоротно.
Дані ...
