ні системи цього класу розглядаються не як окремий модуль, обслуговуючий канцелярію або загальний відділ, а як невід'ємна складова КІС. Більше того - як обов'язковий елемент управлінської культури.
Останні тенденції
Ключовою тенденцією в області автоматизації документообігу можна назвати нарощування їх функціоналу. Системи, свого часу «виросли» на російських бюрократичних і діловодних традиціях, сьогодні пропонують більш широкі функціональні можливості в області роботи зі змістом документів - повнотекстовий пошук, архівні рішення, інтеграція з електронною поштою та іншими додатками і пр.
Компанія BIOS оцінює, що 90 відсотків всієї корпоративної інформації залишається на папері.
Компанія XPLOR оцінює, що за останні три роки частка електронних повідомлень зросла з 29 відсотків до 44 відсотків від загальної частки повідомлень. Загальний обсяг інформації подвоюється за 5 років і учетверяется за 10 років. Співвідношення кількості паперових та електронних документів складе через п'ять років 50 на 50 відсотків, а через 10 років - 30 на 70 відсотків. Кількість електронних документів подвоюється за рік, а паперових документів росте тільки на 7 відсотків.
Крім класичних функцій автоматизації документообігу СЕД починають використовувати і для автоматизації додаткових офісних бізнес-процесів, таких як обробка заявок, контроль перепусток, інженерне забезпечення технічних об'єктів, обслуговування нарад, електронні конференції і новини.
У розвитку вітчизняних рішень в області автоматизації документообігу сьогодні, з одного боку, спостерігається перехід від «канцелярських» систем, що виконують реєстраційно-облікові функції, до систем управління контентом. З іншого ж боку - представлені в Росії західні платформи, такі як IBM Lotus і Documentum, «набувають» функціональні можливості, що наближають їх до російських традицій в області діловодства, - контроль виконання доручень, реєстрація документів та ін Таким чином, відбувається конвергенція вітчизняних та західних традицій в області автоматизації документообігу.
Інша важлива тенденція - можливість тісної інтеграції СЕД з іншими інформаційними системами підприємства. В умовах так поширеною в Росії «клаптикової» автоматизації саме СЕД може виступити в ролі сполучної ланки між різними системами, що функціонують у компанії. «Природно, що в цьому випадку кращим рішенням проблеми обміну документами може стати єдина інформаційна система підприємства. Однак далеко не кожна компанія готова відмовитися від вже впроваджених і «заточених» під свої потреби систем. Тому вибирається інтегруюча система, і в більшості подібних проектів цією системою виступає СЕД. Для територіально розподілених підприємств не менш важливою є інтеграція СЕД філій, дочірніх структур і центрального офісу підприємств у єдину систему, що дозволяє об'єднати всі структури організації в єдине управлінське простір.
Складнощі впровадження
На перший погляд, специфічних складнощів при впровадженні систем документообігу немає. Вони точно збігаються зі складнощами будь-якого проектного бізнесу: від невірних очікувань замовника, через неточну постановку завдання і аж до неможливості підтримки впровадженої системи в силу «вимирання» компании-разработчика/внедренца. Як і будь-який інший...
