втрати тільки в Сполучених Штатів близькі до трильйона доларів на рік. Тому зрозуміло бажання бізнесменів позбутися якнайшвидше від паперових документів і перейти до електронних. Існують оцінки, наскільки виграє кожна компанія при переході до електронних документів.
Nortan Nolan Institute оцінює зростання продуктивності співробітника в 25-50 відсотків, зменшення часу обробки одного документа більш ніж на 75 відсотків та зменшення витрат на оплату площі для зберігання документів в 80 відсотків. Приблизно такі ж оцінки дає відома компанії Ernst & Young.
Поетапність - ще один спосіб спростити життя співробітникам при переході до роботи з СЕД, не використовуючи паралельної роботи з паперовими документами. Після автоматизації якогось бізнес-процесу та адаптації частини співробітників до системи електронного документообігу можна перейти до автоматизації іншої ділянки робіт. Наступний етап автоматизації починається із суміжного бізнес-процесу і зазвичай проходить більш легко і швидко, ніж попередній.
Якщо СЕД дійсно корисна і полегшує роботу, персонал легко звикає до нових технологій і швидко оцінює нові переваги. Способом поліпшити розуміння користувачами системи можуть стати регулярні семінари під час дослідної експлуатації і на початковій стадії промислової експлуатації. Це підвищує мотивацію користувачів розширювати свої знання та навички роботи з системою. Робота з системою повинна бути максимально зручна для кінцевих користувачів як з точки зору функціональності, так і з позиції ергономічності її користувача інтерфейсу. Крім того, користувачі повинні мати повне уявлення про призначення і функціональних можливостях системи. Інформованість користувача в даному випадку безпосередньо визначає успішність впровадження СЕД.
Необхідність паперового документообігу
Навряд чи можна знайти підприємство, де впровадження СЕД відбувалося б революційним шляхом: вчора працювали з паперами, а сьогодні - перейшли на електронний документообіг. При такому підході робота організації може попросту зупинитися. У ряді випадків неможливо повністю відмовитися від використання документів на паперовому носії. У зв'язку з цим важливо забезпечити ефективне співіснування паперового та електронного документообігу. При такому підході система електронного документообігу в обов'язковому порядку повинна володіти функціональністю синхронізації обробки електронних і паперових документів. Наприклад, електронний архів повинен містити дані про топографічному розміщенні справ в архівосховище, а workflow-система - вести не тільки аудит пересилання електронних завдань з електронними документами, доданими до них, а й журнал переміщення паперового оригіналу документа. Важливий момент - необхідність чіткої нормативної регламентації роботи в умовах використання як електронних, так і паперових документів.
Окупність витрат на СЕД
Впровадження будь-якої нової ІС - це витрати для компанії, і ті, хто приймає рішення про перехід до СЕД, хочуть знати, яким буде економічний ефект від їх впровадження. І що вважати ефективною роботою СЕД?
Перше, що помітно відразу, - прискорення виконання типових операцій. Збільшується швидкість поширення інформації по компанії. Скорочуються сукупне час підготовки та отримання інформації, середня тривал...
