Рисунок 1 - Схематичне поняття ДОП в розглянутому термінологічному значенні і його найважливіші складові
Таким чином, документаційне забезпечення управління охоплює питання документування, організації роботи з документами в процесі здійснення управління підприємством і систематизацію архівного зберігання документів.
У рамках системного підходу організація? це соціально-економічна цілісна система, і як всяка цілісна система володіє відомою кількістю конкретних компонентів, частин.
Система управління будь-якою організацією включає в себе як обов'язкові підсистеми (функціональні, цільові), так і допоміжні (забезпечуючі).
Документаційне забезпечення як одна з основних функцій управління присутній практично у всіх підсистемах системи управління організацією.
ДОУ служить не тільки для забезпечення інформацією керівництва, але є способом ведення бізнесу та здійснення практичного керівництва підприємства.
При цьому основними завданнями документаційного забезпечення управління є:
? скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму;
? забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, обробки і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.
Таким чином, система документаційного забезпечення? система, яка включає документування, організацію роботи з документами в процесі здійснення управління підприємством і систематизацію архівного зберігання документів:
? документування являє собою створення документів, т. е. їх складання оформлення узгодження і изготовление;
? організація роботи з документами? забезпечення руху (документообігу), пошуку, зберігання і використання документів;
? систематизація архівного зберігання документів? визначення правил зберігання створюваної у створенні інформації, її пошуку і використання для підтримки прийняття управлінських та інших рішень.
Від технології організації роботи з документами і від якості створюваних документів залежить не тільки оперативність і ефективність управлінських рішень, а й загальні показники результатів діяльності організації.
Без налагодженої системи документаційного забезпечення управління важко побудувати ефективне управління.
. 2 Нормативно-правова та методична база ДОУ
Нормативно-правова та методична база діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів і методичних документів, що містять загальні принципи організації документаційного забезпечення управління, що регламентують процеси і технології створення, обробки, зберігання і використання документів в поточній діяльності організації або установи, а також роботи служби документаційного забезпечення, включаючи її структуру, функції, штати і деякі інші аспекти.
В даний час регламентація документування, організації і технології документаційного забезпечення управління ведеться в декількох напрямках: законодавче регулювання, стандартизація, розробка нормативних і нормативно-методичних документів загальнодержавного дії.
Вищої правової значимістю мають закони Російської Федерації.
Федеральний закон Російської Федерації «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» № 149 від 27 липня 2007року закріпив обов'язковість документування інформації, встановив ряд термінів (інформація, інформатизація, інформаційні ресурси, документована інформація та ін.), врегулював відносини, що виникають при створенні та використанні інформаційних технологій, встановив обов'язковість надання інформації державних органів.
Законодавчими актами Російської Федерації регулюються вимоги до документів, що пересилаються за допомогою різноманітних засобів зв'язку (пошта, телеграф, факсимільні і електронні повідомлення), вимоги до захисту інформації на різних стадіях її створення та зберігання, доданню документам офіційності ( юридичної сили).
Ряд правових актів містить норми, які необхідно враховувати при складанні та оформленні управлінських документів. До таких актів належать, наприклад, закон РФ «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменуваннях місць походження товарів» № 3520-1 від 23.09.1992, який визначає порядок реєстрації «емблеми» підприємства, що поміщається на бланку; Постанова Уряду РФ «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням державного герба Російської Федерації» № 1268 від 27 грудня 1995 і ін.
Діючі сьогодні загальнодержавні нормативно-методичні документи з організації діловодства по...
