ських операцій на рахунках необхідно суворо дотримуватися вимоги щодо складання документів.
Основні вимоги, пропоновані до облікових документів, наведені в ст.9 [1]
Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення.
Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації.
Якщо специфіка діяльності організації передбачає створення власних форм первинного обліку, форма яких не передбачена в альбомах уніфікованих форм, то вони повинні містити такі обов'язкові реквізити:
найменування документа;
дату складання документа;
найменування організації, від імені якої складено документ;
зміст господарської операції;
вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому виразі;
найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особисті підписи зазначених осіб та їх розшифровки (включаючи випадки створення документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки).
Залежно від характеру операції, вимог нормативних актів, методичних вказівок з бухгалтерського обліку та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити. У наказі по обліковій політиці повинні бути затверджені розроблені на підприємстві форми первинного обліку. Застосування бланків застарілих і довільних форм не допускається.
Записи в первинних документах повинні здійснюватися чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машин, засобів механізації та іншими засобами, що забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві. Забороняється використовувати для записів простий олівець. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прочерку.
Бланки форм первинних документів, віднесені до бланків суворої звітності, повинні бути пронумеровані в порядку, встановленому міністерствами і відомствами (нумератором, друкарським способом). Відповідальність за своєчасне та доброякісне створення документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи. Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером. Кількість осіб, які мають право підпису документів на видачу особливо дефіцитних і дорогих матеріальних цінностей, має бути обмежена. Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами. Без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи грошові і розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання. Під фінансовими та кредитними зобов'язаннями розуміються документи, які оформляють фінансові вкладення організації, договори позики, кредитні договори і договори, укладені за товарним і комерційному кредиту. У разі розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером у здійсненні окремих господарських операцій первинні облікові документи з ним може бути прийнятий до виконання з письмового розпорядження керівника організації, який несе всю повноту відповідальності за наслідки здійснення таких операцій і включення даних про них в бухгалтерський облік та бухгалтерську звітність. [1]
Первинні та зведені облікові документи можна складати на машинному носії. В умовах механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку реквізити первинних документів можуть бути зафіксовані у вигляді кодів.
Підписи осіб, відповідальних за складання машинозчитуваних первинних документів, можуть бути замінені паролем або іншим спосіб автор зації, що дозволяє однозначно ідентифікувати підпис відповідної особи.
Порядок запису в машиночитаних первинних документах визначено загальногалузевим керівними методичними матеріалами щодо створення та впровадження автоматизованого бухгалтерського обліку у складі АСУ підприємств, установ. У тому випадку, коли в правовідносинах бере участь інший учасник господарської операції, а також контролюючий орган, суд або прокуратура, підприємство зобов'язане виготовляти за свій рахунок копії таких документів на паперових носіях. В якості прикладу можна навести випадок, коли податковий орган, здійснюючи контроль за...
