нини чи множини ( відділ здійснює функції raquo ;, до складу об'єднання входять raquo ;, комісія встановила ).
У листах використовують такі форми викладу: від першої особи множини ( просимо направити raquo ;, направляємо на розгляд ); від першої особи однини ( вважаю необхідним raquo ;, прошу виділити ); від третьої особи однини ( міністерство не заперечує raquo ;, ВНИИДАД вважає за можливе ).
. 2.22. Реквізит 21 - позначка про наявність додатка - оформлюють таким чином:
Додаток: на 5 л. в 2 екз.
Якщо лист має додаток, що не назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:
Додаток:
. Положення про Управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 прим.
. Правила підготовки та оформлення документів Управління регіонального кредитування на 7 л. в 2 екз.
(І т.д.)
Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують. Якщо до документа докладають інший документ, який також має додаток, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:
Додаток: Лист Росархіву від 05.06.2003 N 02-6/172 та Додаток до нього, всього на 3 л.
Якщо додаток надсилають не в усі зазначені в документі адреси, то відмітку про його наявності оформлюють таким чином:
Додаток: на 3 л. в 5 екз. тільки в перший адресу.
У додатку до розпорядчого документа (постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення, рішення) на першому його аркуші в правому верхньому куті пишуть Додаток N із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера, наприклад:
Додаток N 2 до Наказу Росархіву від 05.06.2003 N 319.
Допускається вираз Додаток N друкувати великими літерами, а також центрувати цей вираз, найменування документа, його дату і реєстраційний номер щодо самої довжини рядка.
. 2.23. Реквізит 22 - підпис. До складу реквізиту Підпис входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище).
Допускається в реквізиті Підпис центрувати найменування посади особи, яка підписала документ, щодо самої довжини рядка. При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписи не вказують.
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи мають одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді.
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовують на одному рівні.
При підписанні спільного документа перший аркуш оформляють не так на бланку. У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки в складі комісії відповідно до розподілу.
. 2.24. Реквізит 23 - гриф погодження документа - складається з слова Погоджено raquo ;, посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати погодження.
Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують і докладають до документа.
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляють в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа. Для документа, оригінал якого відправляють з організації, візи проставляють в нижній частині лицьового боку копії відправляється документа. Можливе оформлення віз документа на окремому аркуші узгодження. Допускається, за рішенням організації, полистного візування документа і його додатки.
. 2.26. Реквізит 25 - відбиток печатки - запевняє справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають завірення справжньої підписи. Документи запевняють печаткою підприємства.
. 2.27. Реквізит 26 - позначка про завірення копії. При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту Підпис проставляють заверительную напис Вірно raquo ;; посада особи, що завірила копію; особистий підпис; розшифровку підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення.
Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається на розсуд підприємства.
. 2.28. Реквізит 27 - позначка про виконавця - включає...
