в себе ініціали та прізвище виконавця документа і номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті.
. 2.29. Реквізит 28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи - включає в себе такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або, за відсутності такого документа, короткі відомості про виконання; слова У справу raquo ;; номер справи, в якій буде зберігатися документ. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ.
. 2.30. Реквізит 29 - позначка про вступ документа - містить черговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини). Допускається відмітку про надходження документа проставляти у вигляді штампа.
. 2.31. Реквізит 30 - ідентифікатор електронної копії доку?? ента - позначка (колонтитул), проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, встановлювані підприємством.
. Організація документообігу та виконання документів
. 1. Організація документообігу
. 1.1. Рух документів підприємства з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення утворює документообіг.
. 2. Організація роботи з вхідними документами
. 2.2. Доставка документів на підприємство здійснюється, як правило, засобами поштового, фельд'єгерського та електричного зв'язку. За допомогою поштового зв'язку доставляється письмова кореспонденція у вигляді простих та реєстрованих листів, поштових карток, бандеролей та дрібних пакетів, а також друковані видання. По каналах електричного зв'язку надходять телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, повідомлення E-mail. Допомогою фельд'єгерського зв'язку на підприємство доставляються окремі види кореспонденції, що представляють собою особливу цінність або містять особливо важливу (у тому числі конфіденційну) інформацію.
. 2.3. Документи, що надходять на підприємство на паперових носіях, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям.
. 2.4. Прийом і первинна обробка документів здійснюється службою ДОП підприємства. Конверти з документами розкриваються (за винятком конвертів з позначкою Особисто ), перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки документів.
. 2.5. Надходить і створювана підприємством кореспонденція та документація реєструється окремо за видами. Документи реєструються один раз: вхідні документи - в день їх надходження, а вихідні та підготовлені підприємством - в день їх підписання або затвердження. При передачі документа з одного структурного підрозділу підприємства до іншого він повторно не реєструється.
. 2.6. Документи, адресовані керівництву підприємства, а також без зазначення конкретної посадової особи або структурного підрозділу попередньо розглядаються в службі ДОП підприємства, після чого направляються керівництву підприємства або відповідним структурним підрозділам (посадовим особам).
. 2.7. Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо структурним підрозділам і посадовим особам. Попередній розгляд здійснюється виходячи з оцінки змісту документів та з урахуванням службової компетенції структурних підрозділів (посадових осіб) підприємства.
. 2.8. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам підприємства.
Розглянуті керівником підприємства документи повертаються в службу ДОП, де в реєстраційно-контрольну форму (далі - РКФ) документа вноситься зміст резолюції, після чого документ передається на виконання відповідному структурному підрозділу (посадовій особі). Оригінал документа, який адресований кільком виконавцям, отримує відповідальний виконавець (соисполнителям передаються копії документа).
. 2.9. Вхідні телеграми приймаються під розписку з проставленням дати і часу прийому, реєструються за тими ж правилами, що і листи, а потім передаються на розгляд керівництву підприємства і виконання.
. 2.10. Текст вхідних телефонограм записується (друкується) одержувачем на спеціальному бланку або в журналі, після чого оперативно передається керівнику підприємства або тому посадовій особі, якій вона адресована.
....
