пов'язаних з нею процесів.
DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM) дозволить РУП «Гомельський завод Гідропривід» організувати:
- єдине сховище договірної документації у впорядкованому вигляді з надійними механізмами від втрати чи видалення;
- чітку регламентацію процесів обробки договірних документів і повний цикл електронного документообігу;
- зниження тимчасових і трудових витрат на обробку договорів;
- контрольований доступ до договірної документації;
- підвищення прозорості договірного документообігу організації.
Найбільший інтерес представляє для сектора, що відповідає у компанії за ведення договірної роботи. Як правило, це правове управління, яке виконує ряд функцій дозволяють організації вести успішну діяльність і бути економічно ефективною.
Рішення DocsUp забезпечує підтримку основних функцій правового управління, у тому числі:
Управління правовою базою компанії:
- актуалізація нормативних документів компанії;
- ведення реєстру довіреностей, контрагентів.
Зберігання документації, що виникає внаслідок договірного документообігу та роботи з нею:
- реєстр договорів, регламентів, нормативної документації;
- узгодження та реєстрація договорів;
- контроль над виконанням договорів та виданих доручень по них;
Претензійно-позовна робота:
- підготовка та ведення матеріалів по стягненню дебіторської заборгованості;
- відповіді на претензії, підготовка до участі в судових засіданнях.
У автоматизації договірного документообігу DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM) забезпечує підтримку наскрізного процесу договірної діяльності та обробки всіх документів, що виникають у процесі контрактних взаємин з контрагентами компанії:
- передконтрактна робота - комерційні пропозиції, кошториси, конкурсна документація та інша;
- договірна документація - договори, додаткові угоди;
- виробничі документи та первинні облікові документи (рахунки, акти і т.п.)
Перед появою договору ведеться робота, пов'язана з його висновком - передконтрактна робота. До цього процесу залучено кілька груп осіб це і керівники проекту, менеджери з продажу і фахівці тендерного відділу. У процесі предконтрактной роботи з'являється документація безпосередньо пов'язана з договором: кошториси, комерційні пропозиції, різна тендерна документація, протоколи зустрічей та інші документи. В рамках вирішення «Договірний документообіг» система забезпечує внесення, зберігання і установку взаємозв'язку цих документів з договором. При розширенні системи забезпечується можливість вести і паралельне узгодження перелічених документів з підключенням до процесу учасників предконтрактной роботи: фахівців тендерного відділу, керівників проектів, менеджерів з проектів та інших.
Внесення або створення нового договору і супутніх документів декількома способами:
- шляхом ручного введення інформації, використовуючи офісні додатки;
- шляхом правки типового шаблону договору, прийнятого в організації;
- шляхом міграції договору або супутнього документа з сторонніх інформаційних систем (ERP);
- внесення вже готового документа з своєї робочої машини або електронної пошти.
У типовому рішенні «Договірний документообіг» реалізовані функції формування маршрутів, для здійснення внутрішнього узгодження договірної документації, з підтримкою як чітко регламентованих маршрутів, так і вільних, з обмеженням за часом на кожного учасника.
Порядок погодження всередині підрозділу дозволяє організувати додатковий процес прийняття остаточного рішення согласующим особою.
Застосування декількох типів порядку погодження - паралельно і послідовно, дозволяє створювати етапи узгодження договірної документації по групам осіб.
Всі учасники процесу вчасно інформують?? я системою про процес узгодження, як по електронній пошті, так і в самій системі.
Колективна розробка документа дає можливість вносити правки у зміст документа в процесі узгодження, а також залишати зауваження і передоручати завдання за документами іншим співробітникам.
Рішення дозволяє організувати підписання договору однією або кількома особами, ключовим у підписанні договору і доданню його юридичної значимості є підписання з елементами електронно-цифров...
