ого підпису.
Версійність документів на всіх стадіях дозволяє відповідальній особі відстежити правки і прийняти рішення по потрібній і правильної версії, що виключає можливість підписання не тієї версії договору.
Готове рішення дозволяє вести реєстрацію та облік договірної документації, забезпечує ведення як реєстрації всередині організації з автоматичним формуванням реєстраційного номера за заданим шаблоном, так і присвоєння реєстраційного номера і дати договору від контрагента.
Внесення електронного образу першотвору договору і передача його на зберігання в відповідальний підрозділ.
Електронний документообіг договірної документації забезпечує автоматичну розсилку документа зацікавленим особам з моменту надходження договору на виконання, з установкою контрольних точок виконання.
Інформація про процес виконання може бути передана в сторонні інформаційні системи: ERP, бухгалтерські облікові системи.
У системі ведеться автоматичний контроль над виконанням договору.
Контроль виконання договору супроводжується:
- розсилкою сповіщень всім учасникам процесу: відповідальним користувачам розсилаються повідомлення про наближення або закінчення поставлених на виконання термінів встановлених на кожен процес життєвого циклу договору і заданими параметрами (наприклад, про терміни узгодження, виконання, ініціації завершення або продовження договірних зобов'язань і т.д.);
- побудова зведеної та аналітичної звітності: налаштування звітів будь-якої складності на підставі заданих параметрів документа. Для зручності контролю можна формувати звіти про «проблемних» договорах, термін обробки яких наближається або закінчився. Для оцінки ефективності роботи окремих співробітників використовуються статистичні звіти за показниками ефективності діяльності.
У процесі роботи з договором виникає величезна кількість супутньої документації, такий як - акти, рахунки-фактури, накладні, кошториси, протоколи та інші, для структурованості та формалізації може встановлюватися взаємозв'язок між усіма документами, побудова структури документів по кожному контрагенту дозволяє відстежувати всі зміни при продовженні договору або його закритті наявністю відповідних актів.
Результати використання рішення представлені на малюнку 3.3.
Впровадження системи електронного документообігу відбувається поетапно: так як неможливо відразу автоматизувати всі бізнес-процеси, пов'язані з діловодством компанії. Автоматизація договірного документообігу - одна зі стадій проекту по впровадженню комплексної автоматизованої системи електронного документообігу. Найчастіше організація обмежується автоматизацією договірного документообігу, що говорить про потреби організації і відсутності необхідності в автоматизації інших сторін внутрішньокорпоративного документообігу.
Однак в проект по створенню системи договірного документообігу говорить про те, що покладено початок довгої і копіткої роботи по впровадженню цілого комплексу, що охоплює і такі бізнес-процеси, як організаційно-розпорядчий документообіг, підтримка менеджменту якості, побудова технічного архіву, електронне зберігання проектної документації, організація колективної роботи та інші.
Вартість DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM) зараз становить близько 67000000 рублів, навчання і установка 9000000 руб. Таким чином, одноразові витрати на впровадження DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM) складуть:
000000 + 9000000=76000000 р.
Впровадження автоматизації дозволить скоротити одного працівника.
Заробітна плата річна:
100000 * 12=37200000 руб.
Витрати на ФСЗН:
200000 * 0,35=13020000 руб.
Окупність складе:
000000/(37200000 + 13020000)=1,5 року
Наведені розрахунки свідчать про ефективність впровадження DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM).
Висновок
Зовнішньоекономічна діяльність організації - це сфера господарської діяльності, пов'язана з міжнародною виробничою інтеграцією і кооперацією, експортом та імпортом товарів і послуг, виходом на зовнішній ринок. На рівні організації зовнішньоекономічна діяльність спрямована на укладення і виконання контрактів з іноземними партнерами.
Організації будь-якої форми власності мають право брати участь у зовнішньоекономічній (включаючи зовнішньоторговельну) діяльності, укладати експортні та імпортні операції з іноземними партнерами. В тій чи іншій мірі багато тисяч о...
