2.11. Оригінали вхідних електронних документів повинні надсилатися із супровідним листом до магнітного носія (файлу).
. 3. Організація роботи з вихідними документами
. 3.1. Документи, що відправляються підприємством, передаються поштового, електричної і, у випадках екстреної необхідності, фельд'єгерської зв'язком. Обробка документів для відправки фельд'єгерського та поштовим зв'язком здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затвердженими Постановою Уряду Російської Федерації від 26.09.1997 N тисячу двісті тридцять дев'ять.
. 3.2. Документи, що підлягають відправці фельд'єгерської або поштовим зв'язком, передаються їх виконавцями в службу ДОУ повністю оформленими і з зазначенням поштової адреси або зі списком розсилки.
. 3.3. Допомогою електричного зв'язку здійснюється передача інформації у вигляді телеграм, телетайпограм, факсограм, телефонограм, повідомлень E-mail.
. 3.4. Документи, що підлягають відправці допомогою електричного зв'язку, передаються їх виконавцями в службу ДОУ завізував (із зазначенням особистого підпису, його розшифровки і дати).
. 3.5. Документи, що підлягають відправці, повинні оброблятися і відправлятися в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.
. 3.6. Телеграми (телетайпограми) направляються тільки за строковими питань. Їх текст повинен бути максимально коротким і чітким, без союзів і прийменників (крім випадків, коли відсутність спілок та прийменників спотворює зміст), зі скороченими позначеннями розділових знаків (тчк, зпт, КВЧ). Текст друкується на чистому аркуші паперу великими літерами через півтора міжрядкових інтервалу без переносу слів. До складу адреси входить повний або умовний телеграфний (телетайпно) адреса організації та прізвище адресата.
. 3.7. Проекти телеграм (телетайпограм) до їх подання на підпис керівнику підприємства візуються на другому примірнику виконавцями та їхніми безпосередніми начальниками, а на першому примірнику - керівником служби ДОУ.
. 3.8. Передача вихідних телефонограм здійснюється усно по каналах телефонного зв'язку.
. 4. Організація роботи з внутрішніми документами
. 4.1. Проекти внутрішніх розпорядчих документів після підготовки і узгодження зі структурними підрозділами і посадовими особами передаються юридичну службу для перевірки відповідності законодавству РФ, а потім візуються у керівника служби ДОУ підприємства.
. 4.2. Оформлені проекти внутрішніх документів передаються на підпис, після чого реєструються в службі ДОП підприємства. Копії документів розсилаються структурним підрозділам (посадовим особам), у віданні яких перебувають розглядаються в документах питання.
. 5. Особливості організації роботи з документами, переданими по каналах електронної пошти та факсимільного зв'язку
. 5.1. Повідомлення E-mail, що підлягають передачі, виконуються з дотриманням вимог, встановлених для документів на паперових носіях.
. 5.2. Відправник повідомлення E-mail запускає програму електронної пошти і створює файл повідомлення, вказує його ім'я, дату і час відправки. Повідомлення можна вводити і редагувати за допомогою текстових редакторів. Електронні повідомлення передаються адресатам відповідно з покажчиком на розсилку.
. 5.3. Адресат отримує зображення документа на екрані комп'ютера, а потім роздруковує його на паперовий носій.
. 5.4. Передача документів каналами факсимільного зв'язку передається з письмового дозволу керівника служби ДОУ підприємства. Відповідальність за зміст переданої інформації покладається на виконавця, який підготував документ до передачі, і його безпосереднього начальника.
. 5.5. Вхідні повідомлення E-mail і факсограми враховуються в журналі, після чого оперативно передаються адресатам під розпис.
. 6. Облік кількості документів
. 6.1. Облік кількості документів покладається на службу ДОУ підприємства. Облік документів проводиться за певний період часу (рік, місяць) проводиться на підставі облікових даних за місцем реєстрації документів. Результати обліку кількості документів регулярно представляються керівництву служби та підприємства.
. 6.2. За одиницю обліку кількості документів приймається сам документ, без урахування копій, створюваних при тиражуванні. Додаткові (тиражні) екземпляри підраховуються окремо по структурним підрозділам, в яких здійснюється тиражування. Облік вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведеться окремо.
. Організація роботи структурних підрозділів та посадових осіб з документами підп...
