і обробку інформації. Потрібний документ можна знайти і роздрукувати за лічені хвилини. При істотних розмірах архіву економія часу може бути колосальною.
Таким чином, електронний архів підприємства потрібен майже кожної організації, не залежно від її розмірів.
Етапи створення електронного архіву
Кількість етапів створення подібної системи залежить від того, чиїми силами буде виконуватися такий проект - самої організації або ж компанії-аутсорсера lt; # justify gt; · Наповнення системи.
Методи впровадження електронного архіву
Припустимо, що керівництво організації приймає рішення створити електронний архів, постійно поповнюється новими документами.
Спробуємо оцінити варіанти вибору методів роботи по створенню і впровадженню системи електронного архіву:
1) Аутсорсинг
Перший варіант - це використання виробничих потужностей спеціалізованих організацій, що займаються впровадженням, розвитком і подальшим технічним супроводом систем електронного архіву.
2) Самостійне створення архіву
Проведення робіт з переведення паперових документів в електронний вигляд на основі створення виробничої дільниці в структурі організації, тобто спираючись на власні сили.
В організації створюється ділянку введення поточних надходжень документів. На кожному робочому місці в організації, на яке надходить документ, який повинен бути зафіксований, встановлюється офісний сканер (потоковий або планшетний, або універсальний).
Співробітник самостійно сканує документ, далі автоматично документ обробляється і надходить в електронний архів.
Переваги та недоліки методів представлені в таблиці 11.
Таблиця 11.- Переваги та недоліки впровадження системи електронного архіву за допомогою аутсорсингу і самою організацією
Переваги методаНедостаткі методаВнедреніе системи електронного архіву за допомогою аутсорсінгаОтветственность за якісне виконання робіт лежить на професійній організацііБольшіе фінансові вложеніяКачество інформаційного ресурсу буде високим і контроліруемимВнедреніе системи електронного архіву самої організаціейВремя розміщення документа в архіві виявляється мінімальнимНагрузка на кожного співробітника возрастетУвелічіваться частота звернень до електронного архівуНачальние вкладення на організацію ділянок введення будуть високіміОбеспечіть якість інформаційного ресурсу на високому рівні може виявитися непросто Вкладені кошти можуть не окупитися
Для подальшої оцінки вибору методу роботи по створенню і впровадженню системи електронного архіву необхідно розглянути структуру витрат, кожного з представлених методів.
Структура витрат на створення електронного архіву включає наступні компаненти:
· витрати на консультаційні послуги та роботи, пов'язані з впровадженням і первісним наповненням ЕА;
· витрати на ліцензійне програмне забезпечення;
· витрати на апаратне забезпечення.
Вартість витрат на впровадження системи електронного архіву обома методами представлена ??в таблиці 12.
Таблиця 12. - Вартість витрат на впровадження системи електронного архіву
Вартість витрат на впровадження системи електронного архіву самої організаціейСтатья затратСуммаСтоімость програмного забезпечення (Microsoft, IBM, ABBYY) Варіюється від 30000 до 120000 рублейЛіцензія125 000Пріобретеніе технічного обладнання (Документарний сканер) Ціна варіюється в діапазоні від 20 000 до 40 000 рублейВсего1750000 - 285000 рублейСтоімость витрат на впровадження системи електронного архіву за допомогою аутсорсінгаСтатья затратСуммаСтоімость програмного комплекса500 000 рублейЛіцензія183 600 рублейСтоімость річної технічної підтримки (становить 20% на рік від вартості закуплених ліцензій) 36720 рублейСтоімость робіт з навчання пользователей15000 рублейВсего735320 рублів
Розглянувши всі переваги і недоліки кожного методу, оцінивши вартість витрат на впровадження системи електронного архіву, можна сказати, що більш кращим варіантом для Управління Росспоживнагляду буде впровадження системи електронного архіву власними силами. По-перше, вартість, в порівнянні з використанням послуг сторонньої організації, складе максимум 285 000 рублів, що в 2,5 рази дешевше. По-друге, збільшуватися частота звернень до електронного архіву. Але необхідно відзначити, що при використанні даного методу забезпечити якість інформаційного ресурсу на високому рівні може виявитися непросто. Також можливі ризики пов'язані з дефіцитом кадрів, недостатнім рівнем кваліфікації фахівців....
