риємства
. 1. Загальні питання організації роботи з документами
. 1.1. Начальники структурних підрозділів (посадові особи) підприємства зобов'язані забезпечувати оперативне та якісне розгляд документів протягом робочого дня, здійснювати дієвий контроль за належним виконанням документів.
. 1.2. При розгляді документів начальники структурних підрозділів (посадові особи) виділяють документи, потребують термінового та оперативного виконання. Термінові документи виконуються в першу чергу, оперативні - в другу. Після розгляду і виконання термінових і оперативних документів організовується розгляд і виконання інших документів.
. 1.3. Виконання документа передбачає:
збір та обробку необхідної інформації;
підготовку проекту документа;
узгодження проекту;
оформлення проекту;
представлення проекту документа на підпис (затвердження);
підготовку до пересилання адресату.
. 1.4. При терміновому (оперативному) вирішенні питань виконавець робить відмітки на документі:
про дату і час надходження документа;
про дати та часу завершення етапів роботи з документом;
про дату і час остаточного виконання документа.
Всі позначки розміщуються на вільних від тексту місцях.
. 1.5. При наявності відповідального виконавця співвиконавці документа відповідальні за своєчасний і якісний аналіз інформації і представлення відповідальному виконавцю у встановлені ним строки необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, відомостей і т.д.). Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, використаної при підготовці документа.
. 2. Особливості роботи з письмовими запитами депутатів і письмовими зверненнями громадян
. 2.1. Підготовка та направлення відповідей на запити депутатів різних рівнів здійснюються підприємством відповідно до законодавства Російської Федерації про статус депутата. В якості запиту розглядається лист, оформлене на бланку депутата і має підпис депутата.
. 2.2. При отриманні письмового запиту депутата повинні надати депутату всю інформацію, пов'язану з його депутатською діяльністю в строк, що не перевищує 30 днів.
. 2.3. Відомості, що становлять службову або комерційну таємницю підприємства, надаються в порядку, встановленому законодавством РФ.
. 2.4. Посадова особа, якій доручено підготовку відповіді на письмовий запит депутата, у разі необхідності проведення у зв'язку із запитом додаткової перевірки або додаткового вивчення будь-яких обставин (відомостей), зобов'язаний повідомити про це автору запиту в 3-денний термін з дня його отримання.
. 2.5. Надійшли на адресу підприємства письмові звернення громадян передаються на розгляд керівнику підприємства, після чого відповідно до резолюції керівника підприємства - на виконання відповідним структурним підрозділам (посадовим особам).
. 2.6. Письмові звернення громадян розглядаються у термін не більше 15 днів з дня реєстрації, а листи, потребують додаткового вивчення, запитів і перевірки - у термін не більше 30 днів. В окремих випадках термін розгляду письмового звернення може бути продовжений керівником підприємства не більше ніж на один місяць.
. 2.7. У відповідь на письмові звернення громадян про видачу архівних довідок про періоди і стажі роботи їм висилаються необхідні довідки.
. 2.8. Відповіді на письмові запити та звернення підготовляються з зазначенням прізвища та ініціалів адресата і його повної поштової адреси.
. 2.9. Письмові запити та звернення вважаються виконаними, якщо по них дані вичерпні відповіді на всі поставлені питання у письмовій формі і не отримані нові запити (обігу) з тих же питань.
. 2.10. Письмові запити та звернення, а також документи щодо їх розгляду (відповіді на них) формуються у справи відповідно до номенклатури справ підприємства.
. Пошукова система по документах підприємства
. 1. Основою пошукової системи за документами підприємства є сукупність записів про реєстраційних даних документа, виконаних за встановленою формою.
. 2. Реєстрації, незалежно від способу їх доставки, передачі або створення, підлягають всі документи підприємства, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях.
. 3. Документи реєструються один раз: вхідні - у день надходження, вихідні - в день підписання або за...
