твердження. При передачі документа з одного структурного підрозділу підприємства до іншого він повторно не реєструється.
. 4. Реєстраційні номери документів підприємства складаються з:
вхідних документів - з порядкових номерів наростаючим підсумком протягом року окремо по групах документів;
вихідних документів - з порядкових номерів наростаючим підсумком протягом року. Номери складаються з індексу структурного підрозділу, номера справи, в яке буде направлено копію документа, і порядкового вихідного номера;
внутрішніх документів - з порядкового облікового номера документа наростаючим підсумком протягом року окремо за видами документів.
. 5. Для досягнення інформаційної сумісності реєстраційних даних в пошуковій системі підприємства встановлено наступний склад основних реквізитів реєстрації:
найменування адресата або адресанта;
найменування виду документа;
дата і реєстраційний номер документа;
дата і індекс надходження;
кількість аркушів в документі;
наявність і кількість аркушів додатків до документа;
гриф обмеження доступу до документа;
короткий зміст документа;
резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
термін виконання документа;
інформація про переміщення документа всередині підприємства і за його межами (про відправку);
код за тематичним класифікатором;
проміжні терміни виконання;
позначка про виконання документа і направлення його до справи.
. Контроль виконання документів підприємства
. 1. Контроль виконання документів включає:
постановку документа на контроль;
попередню перевірку і регулювання ходу виконання документа;
зняття документа з контролю;
напрямок виконаного документа в справу;
облік і аналіз результатів виконання документів;
інформування керівництва служби та підприємства про результати роботи з документами та ефективності контрольних заходів.
. 2. Контролю підлягають всі зареєстровані документи підприємства, що мають встановлені терміни виконання.
. 3. При постановці документа на контроль у верхньому лівому куті першого аркуша документа робиться відмітка про контроль, яку позначають буквою До з встановленим терміном виконання.
. 4. Загальний контроль виконання документів покладається на службу ДОП та інспекторів з контролю виконання документів (доручень). Безпосередній контроль за виконанням документів здійснюють начальники структурних підрозділів (посадові особи), відповідальні за роботу з документами.
. 5. Терміни виконання документів підприємства обчислюються в календарних днях: вихідних і внутрішніх - з дати підписання (затвердження) документа; вхідних, включаючи п?? сьменние запити та звернення, - з дати їх надходження.
. 6. Документи підприємства підлягають виконанню в такі строки:
з конкретною датою виконання - у зазначений строк;
доручення і документи без зазначення конкретної дати виконання, які мають у тексті позначку терміново raquo ;, - в 3-денний термін;
мають позначку оперативно - В 10-денний термін;
документи, не мають зазначених позначок, - в 30-денний термін;
надійшли на погодження проекти нормативно-правових актів - в 7-денний термін;
депутатські запити - в 30-денний термін;
телеграми з позначкою терміново - В 2-денний термін, решта телеграми - протягом 10 днів;
звернення громадян, що потребують додаткового вивчення і перевірки, - в 30-денний термін, що не вимагають - в 15-денний термін.
. 7. При необхідності зміни терміну виконання документа відповідальний виконавець не пізніше ніж за 3 дні до закінчення цього терміну представляє на ім'я керівника підприємства вмотивовану письмову прохання. Повторна зміна термінів виконання документів не допускається.
. 8. Перевірка ходу виконання документа здійснюється до закінчення строків їх виконання (попередній контроль):
завдань наступних років - не рідше одного разу на рік;
завдань наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць;
завдань поточ...
