ої штатної одиниці, орієнтуючись на складену блок-схему і розроблені функціонали штатних одиниць. Для ініціаторів - шаблони подачі заявок на оплату, шаблони пояснювальних для позаштатних платежів, шаблони для аналітики за підсумками періоду, шаблони звітних документів для надання керівництву і т.д. зробити це не важко.
Етап 6. Контроль і моніторинг
В системі на даному етапі необхідно передбачити систему, яка не тільки буде фіксувати стан платежу (пройшов / не пройшов), а й буде сигналізувати про поточний стан заявки, у кого вона знаходиться на виконанні (on-line моніторинг за проходженням заявки з відображенням поточного статусу платежу).
Ввівши подібний інструмент і дотримуючись неухильного дотримання оперативності та правильності роботи з ним компанія дуже швидко побачить плюси від прозорості схеми і розуміння оперативної ситуації. З метою недопущення коливань системи і відставання від регламенту, керуючому слід визначити штрафні бали і санкції за несвоєчасну здачу і приймання матеріалів, помилки в розрахунках, оформленні і т.д. на кожному етапі проходження заявок.
Етап 7. Позаштатні ситуації
Окремо необхідно розглянути ймовірні сценарії позаштатних ситуацій і варіанти їх вирішення. Ймовірно, розробити систему кодів або спеціальних найменувань для найбільш часто зустрічаються випадків. Це дозволить не витрачати час на пояснення: уявіть, в ланцюжку 3-7 ланок. Названий код ситуації дозволить знизити тимчасові втрати.
Етап 8. Впровадження бізнес-процесу
До того, як цей бізнес-процес буде оформлений у вигляді регламентних документів наказом генерального директора і прийме форму обов'язкового до виконання усіма структурними одиницями компанії, потрібно провести величезну роботу з впровадження технології та її функціонуванню на практиці.
Для вирішення цього завдання виділяється співробітник (і), який протягом першого етапу контролює успішність технології. За підсумками цього першого етапу вносяться необхідні корективи і запускається другий етап. По завершенню - знову корективи. І так до тих пір, поки бізнес-процес «Платіжний календар» не успішно функціонувати без збоїв.
Ефективність впровадження бізнес-процесу «Платіжний календар» можна оцінити по:
розрахунковому часу (якщо у співробітників будуть проблеми на їхніх ділянках, розрахунковий час виконання завдання буде перевищено, а інтервальний аналіз покаже, де саме)
фактом виявлення позаштатних платежів і ситуацій в цілому (розумно визначити ліміт таких ситуацій на певний термін. Скажімо, до 5% позаштатних ситуацій за місяць - норма. При перевищенні система повинна підлягати коригуванню).
Етап 9. Регламентація бізнес-процесу «Платіжний календар»
Требуется оформлення системи у вигляді регламентних документів, що містять в електронному та друкованому видах всі текстові та графічні матеріали, нормативи, функції і вимоги. Ці регламентні документи затверджуються наказом за підписом генерального директора. З цього моменту, всі структурні одиниці компанії зобов'язані виконувати необхідну.
Автоматизація бізнес-процесу «Платіжний календар» може бути здійснена на базі MS-Excel, внаслідок дешевизни даного програмного продукту, а також легкості установки, настройки і запуску, модифікації і перебудові під змінилися потреби
Приклад автоматизованого варіанти обліку та ведення платіжного календаря, як інструменту фінансової служби компанії наведе...
