ього. Рекомендоване назва такого наказу - Наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівника .
Не рекомендується використовувати поширену формулювання начебто З такого-то числа вважати Іванову Лебедєвої у зв'язку з реєстрацією шлюбу ... raquo ;, т. к. це неграмотно. Можна подумати, що без наказу роботодавця Іванова не буде вважатися Лебедєвої? Лебедєвої вона вважається на підставі свідоцтва про реєстрацію шлюбу, а не на підставі наказу свого роботодавця.
Неправильної є і інша поширена формулювання - Внести зміни до персональних даних працівника raquo ;. Змінювати персональні дані працівника - це повноваження спеціальних державних органів, а не кадрової служби роботодавця. Кадрова служба лише вносить зміни в документи, що містять персональні дані, на підставі документів про зміну персональних даних працівників, виданих спеціальними державними органами.
Дата складання наказу - надходження копії паспорта в кадрову службу.
Накази з адміністративно-господарських питань
Розпорядчі документи, що відносяться до адміністративно-господарської діяльності, вказані всі в тому ж Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій. Згідно цього Переліку визначено теми, що розкривають зміст адміністративно-господарської функції:
. Дотримання правил внутрішнього розпорядку діяльності
. Експлуатація будівель, приміщень
. Транспортне обслуговування, внутрішній зв'язок
. Охорона
З цього слідует, що накази (розпорядження), що видаються по перелічених напрямів, слід відносити до категорії адміністративно-господарських питань. Папки з такими документами повинні зберігатися п'ять років, а при реєстрації наказів (розпоряджень) до реєстраційного номеру слід додавати буквений індекс «а», «ах» чи інший, наприклад: наказ № 1-ах, № 2-а, № 3-госп.
Реєстрація та зберігання наказів
Тільки після підписання накази реєструються (прийнято в цей же день) службою діловодства по порядку номерів із зазначенням дати. Щороку нумерація знову починається з одиниці, хоча сам журнал реєстрації наказів може вестися кілька років.
Реєстрація наказів з основної діяльності здійснюється окремо від розпоряджень, а також наказів з адміністративно-господарських питань та з особового складу. В основному це зумовлено різними термінами зберігання.
Реєстрацію наказів можна проводити в електронному вигляді. Цій же меті може служити журнал реєстрації наказів. База даних реєстрації наказів по основній діяльності має постійний термін зберігання незалежно від обраної назви. Якщо реєстрація ведеться в електронній базі, то зовсім не обов'язково (навіть не потрібно) її дублювати на папері.
Не існує єдиного зразка журналу реєстрації наказів, сама форма не регламентується ніякими нормативно-методичними документами. Тому допускається додати потрібні графи або прибрати, на вашу думку, зайві.
З наказом про внесення змін до документів, що містять персональні дані, знайомлять під розпис всіх зацікавлених осіб: самого працівника, відповідних працівників кадрової служби та бухгалтерії.
На підставі такого наказу будуть вноситися зміни до трудової книжки працівника, особисту картку працівника, особовий рахунок працівника і інші документи відділу кадрів, бухгалтерії, служби безпеки та інших структурних підрозділів.
Накази з основної діяльності мають термін зберігання постійно raquo ;. Накази з адміністративно-господарських питань - термін зберігання 5 років.
Накази з особового складу про прийом, звільнення, переміщення співробітників зберігаються 75 років. Однак накази про надання навчальних відпусток, чергувань, стягнення, короткострокових всередині Росії відрядженнях мають термін зберігання 5 років відповідно до ст. 6 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання. Розташовуються накази у справі за порядковими номерами наказів.
Висновок
Ознайомившись зі змістом даної контрольної роботи, можна зробити наступний висновок. Процес державної регламентації правил ведення діловодства, підготовки та оформлення документів, склад видів документів, якими документується те чи інше управлінське дію, не є чимось новим. В історії дореволюційної Росії діловодство, форми документів і технології роботи з ними встановлювалися з VII століття. В даний час в Російській Федерації діє ряд загальнодержавних нормативно-правових актів, що регламентують найбільш загальні пра...
