Зміст
Введення
Структура та призначення номенклатурних справ
Вимоги до формування справ
Правила зберігання справ
Експертиза цінності документів
Оформлення справ
Складання описів справ
Порядок передачі справ до архіву
Архівне зберігання документів в електронній формі
Додатки
Введення
Приступаючи до вивчення курсу, насамперед, варто ознайомитися з основними професійними термінами і визначеннями, постійно зустрічаються в роботі з документами.
Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.
Спочатку термін з'явився в усній мові (імовірно в XVII в.) і означав процес рішення (виробництва) справи: «справа виробляти» - вирішувати питання. У ході вирішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього спрадавна і створювали документи, оскільки усне слово короткочасно, може бути забуте, спотворене при передачі або не так зрозуміле. Вже в XVI ст. вживається слово справу як збори документів, які до якоїсь справи, питання. Вперше в цьому понятті слово «справа» зафіксовано в документах в 1584 р.
Сучасне діловодство включає:
забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);
організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).
Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління (ДОП). Його поява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем та їх організаційним, програмним та інформаційним забезпеченням для наближення до термінології, що вживається в комп'ютерних програмах та літератури. В даний час терміни «діловодство» і «документації управління» є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієї ж діяльності. І той, і інший термін можна зустріти, наприклад, в назвах документів, що регламентують організацію документаційних процесів: «Державна система документаційного забезпечення управління» і «Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації».
Документування - це процес створення та оформлення документа. Державний стандарт визначає документування як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами».
Необхідність фіксувати інформацію з'явився в людей глибокої давнини. До нашого часу дійшли «документи» різних епох, створені на глиняних табличках, бересті, кам'яних стелах і т.д. Способи нанесення інформації також були різними: малюнок, графіка, лист. В даний час в управлінській практиці використовують головним чином документи, створені будь-яким способом листи - рукописним, машинописним, друкарським, комп'ютерним, а також з використанням графіки, малюнка, фотографії, звуко-та відеозапису і на спеціальному матеріалі (папері, кіно-і фотоплівці, магнітній стрічці, диску та ін.) ...
