притаманні такі недоліки, як: непристосованість деяких документів до обробки засобами електронно-обчислювальної техніки, невиправдане різноманітність форм, що оформляють аналогічні завдання з організації управління кадрами, відсутність єдиного нормативного документа з оформлення кадрової документації.
Розробники уніфікованих форм кадрової документації переслідували дві мети: упорядкувати і уніфікувати традиційний комплекс документів, що оформляють ряд завдань з організації управління кадрами і пристосувати ці документи до комп'ютерній обробці.
Введення уніфікованих форм наказів по особовому складу дозволило внести одноманітність у структуру тексту документа і позбавило співробітників кадрової служби від сумнівів у виборі того чи іншого варіанту написання розпорядчої частини.
Оформлення наказів по особовому складу не має чітких вказівок ГОСТу на оформлення розпорядчої документації (ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. УСОРД. Вимоги до оформлення документів ), проте в цілях внесення однаковості при складанні даного виду документа необхідно дотримуватися ряду правил, які обумовлюються в інструкціях з організації роботи з документами в конкретній організації.
Накази з особового складу оформляються на бланках формату А4 і мають наступний склад реквізитів:
· найменування організації - автора документа;
· найменування виду документа - Наказ raquo ;;
· дата, номер;
· місце видання, заголовок до тексту;
· текст;
· підпис;
· візи узгодження;
· відмітка про ознайомлення з наказом працівника;
· відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Нумеруються накази протягом календарного року. Номер (індекс) пишуть з буквою до raquo ;, що означає наказ по кадрам, або л/с (наказ по особовому складу), можливі й інші буквені позначення. Накази з різними термінами зберігання не можуть формуватися в одну справу. Накази візують зазвичай заступник директора з кадрів, співробітник відділу кадрів, начальник відділу, в який направляється працівник, а накази, мають пункт про матеріальну відповідальність, обов'язково візує бухгалтер. Працівник, який веде кадрову документацію, повинен ознайомити кожного працівника з наказом, після чого співробітник проставляє свою візу, що складається з наступних елементів: З наказом ознайомлений raquo ;, підпис, розшифровка підпису і дата ознайомлення.
Накази набирають чинності з моменту їх підписання, але іноді в тексті наказу може бути вказана інша дата вступу його в юридичну силу. Наприклад, наказ підписано 22 квітня, а призначення працівника на посаду вироблено 27 квітня.
До текстів наказу по особовому складу пред'являються особливі вимоги: формулювання повинні бути чіткими, точними, так як вони відображають трудові права працівника. Наказ по особовому складу на відміну від наказу по основній діяльності може не містити констатуючу частину і розпорядчий слово Наказую (воно не міститься в наказах по особовому складу на відміну від наказу по основній діяльності). Розпорядчим словом в наказах по особовому складу є слова: Прийняти raquo ;, Звільнити raquo ;, Призначити raquo ;, Змінити raquo ;, Присвоїти і т. д.
Текст наказу, у зв'язку зі сформованою практикою, може бути оформлений двома способами.
Перший варіант, коли розпорядча частина зазвичай починається з дієслова: Змінити raquo ;, Присвоїти raquo ;, Оголосити і т. д., надрукованого прописними буквами без абзацу з нового рядка після заголовка до тексту. Заголовок до тексту наказів відповідає на питання про що? Raquo ;: про прийом, про звільнення, про зміну прізвища, про оголошення догани, про переведення на іншу роботу і т. П. Далі, з нового рядка, з абзацу пишуться повністю прізвище , ім'я, по батькові співробітника, на якого видається наказ і розповсюджується дія наказу.
Приклад:
Оголосити:
Іванової Ірині Сергіївні, старшому експерту відділу продажів, догана за халатне ставлення до службових обов'язків, що спричинило псування технічного обладнання.
У другому варіанті розпорядницьке слово пишуть в одному рядку з дією. Розглянемо складання наказу про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівника, у зв'язку з набранням співробітника в шлюб. Даний наказ не має уніфікованої форми і оформляється за правилами оформлення розпорядчих документів. У тексті такого наказу обов'язково повинні міститися відомості як про старих, так і про нові дані працівника, реквізити документів, на підставі яких вносяться нові відомості про н...
