тової кореспонденції перевіряється правильність її доставки (за адресою на конверті (пакеті)) і цілісність упаковки. Неправильно доставлена ??кореспонденція направляється за призначенням, при неможливості встановлення адресата - повертається відправнику з позначкою на конверті (пакеті) Помилково доставлено .
Надійшли конверти (пакети) розкриваються, за винятком надісланих з позначкою Особисто raquo ;. Такі конверти (пакети) після реєстрації за даними на конверті (пакеті) без розтину передаються адресату.
Конверти (пакети), як правило, знищуються, за винятком таких випадків:
- якщо дата поштового штемпеля необхідна як свідчення дати відправлення або отримання документа;
- якщо дата документа істотно відрізняється від дати його отримання;
- якщо в отриманому документі немає зворотної адреси відправника або відсутній реквізит дата документа raquo ;.
- У зазначених випадках конверт (пакет) долучається до документа і, після виконання документа, підшивається разом з ним у справу.
У разі відсутності в конвертах (пакетах) додатків, про які зазначено в документі, або окремих аркушів тексту відправнику надсилається письмовий запит або повідомляється про це по телефону, а на документі робиться відмітка Додатки затребувані із зазначенням дати запиту.
На всіх документах у правому нижньому куті першого аркуша ставиться реєстраційний штамп. Якщо кореспонденція НЕ розкривається, штамп проставляється на конвертах (пакетах). У реєстраційному штампі вказується найменування підрозділу, що зареєстрував документ, дата отримання і, при необхідності, кількість аркушів основного документа і додатки.
На документах, що підлягають зберіганню в службі ДОП, проставляється відмітка або штамп Повернути в службу ДОУ .
нерегістріруемого документи направляються за призначенням у структурні підрозділи. Перелік документів, що не підлягають реєстрації знаходиться в службі ДОП організації.
Реєстрація вхідних документів здійснюється службою ДОП. [10, C. 6]
Реєстраційним номером вхідного документа яв?? яется його порядковий номер по журналу реєстрації, зростаючий в межах року, доповнений індексом канцелярії по номенклатурі справ і індексом справи за номенклатурою, в якому буде підшиватися даний документ. Реєстраційний номер переноситься в реєстраційний штамп. [17, C. 105]
Наприклад, реєстраційний номер вхідного документа в ТОВ ??laquo; КРАВТ буде наступним: 06-02/135, де 06 - індекс служби ДОП, 02 - індекс справи Вхідні листи raquo ;, 135 - порядковий номер по журналу реєстрації.
Після реєстрації копія вхідного документа обов'язково зберігається в службі ДОП і підшивається в відповідну справу.
Після реєстрації документи в день їх надходження передаються на розгляд директору, його заступникам згідно встановленому розподілу посадових обов'язків, начальникам структурних підрозділів відповідно до їх компетенції, або безпосередньо співробітнику, якому адресований вхідний документ. Термінові документи передаються на розгляд у міру отримання. Документами термінового характеру є документи, які позитивно вплинуть на поточну або майбутню діяльність організації та вимагають негайного розгляду зараз. Документи, призначені до розгляду директором, заступниками директора і керівниками структурних підрозділів, подаються секретарем служби ДОУ щодня з 14:00 до 15:00.
Помічник керівника здійснює полістний перегляд документів, переданих на розгляд директору та заступнику директора з фінансів та економіки, з метою виявлення неправильно оформлених документів або не повністю оформлених, а також відсутність усіх необхідних резолюцій.
Керівники розглядають документи в день їх надходження.
Результати розгляду документів відображаються у формі резолюції, яка має містити ясне і вичерпне вказівку про порядок і характер виконання документів та виконавців.
До складу резолюції повинні входити такі елементи: ініціали та прізвище виконавця (виконавців), завдання, терміни його виконання (при необхідності), підпис, дата. Прізвище виконавця секретарем служби ДОУ переноситься в журнал реєстрації вхідних документів.
Далі секретар служби ДОУ передає документ у відповідний структурний підрозділ, а при наявності декількох виконавців - відповідальному виконавцю, зазначеному в резолюції першим.
При необхідності термінового виконання або ознайомлення з документом кількох структурних підрозділів або посадових осіб в службі ДОП робиться і надсилається на виконання необхідну кількість копій (по числу виконавців).
