"justify"> Відповідальний виконавець повинен бути ознайомлений перший. Він повинен визначити подальший порядок і терміни проходження документа.
Рух документа в процесі його виконання (ознайомлення) фіксується в журналі реєстрації вхідних документів. Документ, спрямований на виконання в структурний підрозділ, може бути переданий в інший структурний підрозділ тільки з дозволу керівника, який написав резолюцію, з обов'язковим повідомленням служби ДОУ про рух документа.
2.2 Порядок роботи в компанії з вихідними документами
Вихідні документи - це документи, розроблені всередині підприємства і відправлені за його межі для керівництва нижчестоящим органам управління (підлеглим посадовим особам, установам та організаціям) або на виконання письмових вказівок (керівних документів) вищестоящої організації або відомства.
Вихідні документи в процесі їх підготовки проходять певні етапи:
- отримання вказівки на розробку документа, розробка проекту вихідного документа;
- перевірка правильності оформлення документа;
- узгодження змісту проекту документа і його коригування;
- перевірка правильності та підписання документа керівником;
- тиражування та реєстрація документа;
- простановка індексу (номера) документа;
- перевірка правильності адресування документа;
- упаковка та відправлення (розсилка документа адресату);
- підшивка другого примірника (копії) документа в справу. [8, C. 33-34]
Вихідні документи в ТОВ ??laquo; Кравт оформляються виконавцями, як правило, у двох примірниках, один залишається в службі ДОП і підшивається в справу, а другий залишається у виконавця. Секретар служби ДОУ і помічник керівника перевіряє правильність оформлення документів: наявність необхідних реквізитів, наявність додатків, необхідної кількості примірників.
У ряді випадків проект вихідного документа повинен бути узгоджений з іншими фахівцями організації (юристами, гл. бухгалтером і т.д.).
Реєстрація документів, їх подальша обробка здійснюється, як правило, в день підписання документів.
Реєструються вихідні документи в службі ДОП в журналі реєстрації вихідних документів після їх підписання керівником. Порядок підписання у керівника аналогічний порядку розгляду та підписання вхідної документації.
Вихідні документ присвоюється реєстраційний індекс. Індекс складається з індексу підрозділу, індексу справи за номенклатурою, в яке буде підшиватися даний документ, і порядкового номера за журналом реєстрації вихідних документів. Наприклад, реєстраційний номер вихідного документа в ТОВ ??laquo; КРАВТ буде наступним: 06-01/136, де 06 - індекс служби ДОП, 01 - індекс справи Вихідні листи raquo ;, 136 - порядковий номер по журналу реєстрації.
На вихідному документі, що є відповіддю на запит, в обов'язковому порядку робиться посилання на номер і дату документа-запиту.
У ТОВ ??laquo; Кравт вихідні листи, що підлягають відправці поштою, передаються в службу ДОП, і потім обробляються кур'єром щодня з 15:00 до 17:30. При цьому відповідальний виконавець обов'язково включає до складу реквізиту адресат найменування організації, найменування структурного підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, якому адресується документ і його адресу. Заповнює спеціальну картку для відправки кореспонденції, форма якої розроблена службою ДОП для зручності кур'єра в відправленні кореспонденції та оперативності пошуку інформації про відправку (дата відправлення, яким видом поштового відправлення було здійснено відправлення).
Якщо відправці підлягають відмінні від листів документи (акти, протоколи, специфікації, рахунки тощо), то найменування організації, найменування структурного підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, якому адресується документ і його адреса вказуються відповідальним виконавцем на окремому аркуші, який прикладається до відправлення.
На замовну кореспонденцію складається опис розсилання, в якій відправник проставляє своє прізвище і дату відправки. Опис розсилання зі штемпелем відділення зв'язку підшивається в справу.
Відправка машиночитаних документів (дискет, дисків та інших) проводиться в упаковці, відповідної технічним вимогам та які забезпечують схоронність носіїв і записаної на них інформації.
Відправка машиночитаних документів проводиться за наявності супровідного листа, копія якого підшивається до справи на загальних підставах. ...
