нних інтересів громадян, здійснюються відповідно до постанови Ради Міністрів Республіки Білорусь від 7 лютого 2001 № 173 Про порядок видачі і засвідчення юридичними особами копій документів, стосуються прав і законних інтересів громадян (Національний реєстр правових актів Республіки Білорусь, 2001 г., № 19, 5/5234).
Працівникам забороняється:
- копіювати і розмножувати документи без дозволу керівників структурних підрозділів;
- розголошувати або використовувати в приватних розмовах і бесідах конфіденційну інформацію, отриману з документів, у тому числі на стадії їх підготовки.
.2 Підготовка документів. Вимоги до оформлення документів в ТОВ ??laquo; Кравт
Підготовка документів включає складання та оформлення проекту документа, його підписання, при необхідності узгодження (візування), затвердження, розмноження (тиражування).
При оформленні організаційно-розпорядчих документів використовується комплекс реквізитів, встановлених СТБ 6.38-2004. Документи слід друкувати на бланках або на звичайному папері стандартного формату А4 або А5. Формат А5 використовується при оформленні довідково-інформаційних документів, обсяг тексту яких не перевищує 7-10 рядків.
Якщо документ складається з декількох сторінок, на бланку друкується перша сторінка документа, а наступні - на звичайному папері однакового з бланком розміру і якості.
Документи друкуються на одному боці аркуша. На двох сторонах допускається друкування тільки тих документів, термін зберігання яких не перевищує трьох років. Нову сторінку документа не можна починати останній неповній рядком абзацу. [17, C. 155]
Як уже згадувалося вище, бланки документів компанії розробляє служба ДОУ. Впровадження стандартів по уніфікованість форм документів у ТОВ ??laquo; Кравт також покладається на службу ДОУ.
Розробка та оформлення документів ТОВ ??laquo; Кравт передбачають обов'язкове дотримання встановлених вимог і правил, викладених у СТБ 6.38-2004 Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів .
У ТОВ ??laquo; Кравт проект документа представляється відповідальним виконавцем на підпис керівнику повністю оформленим, перевіреним, погодженим з усіма зацікавленими особами (у компанії це в основному юристи і заст. директора з фінансів та економіки), разом з додатками і матеріалами, на підставі яких він підготовлений.
Відповідальність за якість і своєчасність підготовки, правильність оформлення документів, а також достовірність наведених у них даних покладається на укладачів (відповідальних виконавців) документів, а також осіб, завізували і (або) підписали документи.
У разі виникнення спорів щодо відповідності документів чинному законодавству, перевірка змісту документа покладається на юридичний відділ організації. [10, C. 5]
Глава 2. Аналіз системи документаційного забезпечення ТОВ ??laquo; КРАВТ
.1 Порядок роботи з вхідними документами в компанії
Вхідні документи - це документи, що надходять на підприємство ззовні по різних каналах зв'язку.
Прийом і обробка вступників (вхідних) документів здійснюється секретарем-референтом або працівником служби діловодства. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, кур'єром, вступити у вигляді факсимільного або електронного повідомлення.
Надійшли документи проходять такі етапи:
Супровід та доставка з поштового вузла (одержання по інших каналах зв'язку) у складі кореспонденції, що надійшла на адресу підприємства.
первинну обробку (розпакування, облік, сортування на реєстровані і незареєстровані);
реєстрацію;
розгляд документів керівництвом, оформлення резолюцій;
виконання і контроль виконання
прийом виконаного документа і зняття його з контролю;
проставлення відмітки про виконання документа;
підшивку документів у справи, подальша робота з ним, поточне і архівне зберігання, знищення та списання.
Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності адресування, кількості аркушів документа, що поступив, наявність додатків. [8, C. 28]
Вся надходить в ТОВ ??laquo; КРАВТ кореспонденція приймається секретарем служби ДОУ.
Надходить кореспонденція приймається і обробляється по вищевикладеної схемою, як правило, в день надходження. До розтину пош...
