е було для вас втомлює. Ніколи не можна знати заздалегідь, який за рахунком дзвінок принесе вам вигідний контракт або цінну інформацію.
4. Переконайтеся в точності відомостей, які мають намір повідомити. Якщо у вас немає повної впевненості, краще перевірити. Практично неможливо відновити довіру до фірми, якщо клієнт подолав довгий шлях до вашого офісу і виявив, що ви не маєте тими відомостями, про які йому повідомили.
5. Зробіть так, щоб інформація, передана в чиєсь відсутність, дійшла до адресата. Хоча організувати обмін інформацією через третіх осіб непросто, це окупається сторицею. Для того щоб з'ясувати необхідні відомості, задавайте питання по анкетному принципом ( Як вас звати? Raquo ;, Звідки ви дзвоните? Raquo ;, Ваш номер телефону? Raquo;), надаючи відповідальному як би заповнити прогалини.
Завдання 7. Яких правил необхідно дотримуватися секретарю в тих випадках, коли він дзвонить по службових питаннях
Відповідь: У тих випадках, коли дзвонить секретар, необхідно дотримуватися наступних правил:
1. Слід ретельно продумати і чітко представляти мету дзвінка; визначити і записати питання, які слід вирішити з абонентом; попередньо підготувати всі необхідні документи, які можуть знадобитися по ходу розмови; уточнити прізвище, ім'я, по батькові, посада потрібного абонента, щоб уникнути спотворення. Непростимий гріх raquo ;, який заздалегідь може приректи переговори на невдачу - незнання імені людини, з яким потрібно вести ділову розмову.
2. Дуже важливо визначити найбільш зручний час дзвінка. Не варто дзвонити діловому партнерові на самому початку робочого дня, коли, можливо, людина ще не встиг розкласти папери на робочому столі, а його мозок ще не прокинувся raquo ;. Не рекомендується телефонувати в кінці робочого дня або близько до обідньої перерви.
3. Правильно набравши номер абонента і отримавши відповідь-підтвердження, потрібно назвати себе, організацію, яку ви представляєте і прізвище потрібного вам співробітника. У деяких випадках потрібно?? Казані посади. Якщо ж такими відомостями секретар не розташовує, то можна запросити до телефону співробітника, що займається таким-то питанням, і уточнити його дані фразою: Як я можу до вас звертатися? Raquo ;. Слід уточнити, чи зручно абоненту говорити в даний момент або краще обговорити це питання в інше, більш відповідний час.
4. Під час міжміського телефонної розмови важливо назвати місто з якого телефонують, потім себе, посаду свого керівника та найменування організації. Після представлення слід назвати, кого і з якого питання потрібно запросити для розмови. Якщо потрібний співробітник відсутня, секретар повторює свої дані і точно вказує час, коли він буде дзвонити знову. Точність, стислість і чіткість бесіди особливо важливі при веденні міжміських і, особливо, міжнародних переговорів.
5. Після взаємних уявлень слід викласти причину, по якій ви телефонуєте. Почати розмову можна словами: Мені доручено raquo ;, Ми змушені звернутися і т.п.
6. Не слід забувати про правильній постановці питання. Адже на питання, що починається з частинки laquo, не raquo ;, співрозмовнику завжди легше відповісти так само.
7. Намагайтеся бути приємним співрозмовником, не відмовляйте і не заперечуйте співрозмовнику в лоб raquo ;, якщо хочете домогтися позитивного результату розмови. Щоб телефонні розмови мали успіх, потрібно дати співрозмовнику відчути, що ви близькі по духу. Вслухайтеся в інтонацію співрозмовника і залежно від неї змініть свою. З роздратованим людиною розмовляйте спокійним, розуміючим тоном, з сором'язливим - привітним, з втомленим - бадьорим. Щоб розговорити небалакучий співрозмовника, фахівці радять малювати йому яскраві образи і наводити приклади. Людині ж іншого типу краще викладати інформацію в короткій формі точними фразами.
8. При передачі телефонограми, після вистави, зазвичай кажуть: Прийміть, будь ласка, телефонограму raquo ;, - і дають співрозмовнику час підготувати все необхідне для запису. Диктують телефонограму чітко, не поспішаючи, з паузами для запису. Після запису просять повторити текст. Наприкінці слід назвати прізвище передав телефонограму, час передачі та телефон. Заключні слова залежать від результату бесіди. Фахівці рекомендують користуватися заздалегідь заготовленими варіантами фраз.
Якщо розмова занадто затягується, а учасник телефонного діалогу не збирається завершувати бесіду, то потрібно складати питання таким чином, щоб базіці нічого не залишалося, окрім односкладової да і немає raquo ;. Також можна спробувати відповідати завершальними пропозиціями: Таким чином, ми вирішили .....
