ланувати свій робочий час.
Завдання 4. Яких правил повинен дотримуватись секретар для підтримки нормальних ділових відносин з товаришами по службі
секретар комунікативний невербальний спілкування
Відповідь: Одне з важливих завдань секретаря - вміння бути хорошим посередником між керівником і співробітниками.
Оскільки секретар є помічником керівника, він повинен докладати максимум зусиль для створення сприятливих ділових відносин в колективі!
У деяких випадках секретарю доводиться виступати від імені керівника. Дуже важливо вміти ввічливо і чітко давати потрібні вказівки, контролювати їх виконання. У практиці секретарської роботи нерідкі випадки, коли секретарю доводиться згладжувати конфлікти, що виникають між керівниками і співробітниками. Тут багато що залежить від професіоналізму та гнучкості поведінки секретаря в складних ситуаціях, вміння володіти своїми емоціями, від мистецтва ведення ділової бесіди.
Дотримуючись наступних правил, секретар може підтримувати нормальні ділові відносини з сослуеюівцамі:
- щиро цікавтеся іншими людьми;
- якщо ви хочете впливати на них, не викликаючи почуття образи, починайте з похвали і щирого визнання їх достоїнств;
- вказуйте на помилки інших не прямо, а опосередковано;
- пам'ятайте, що ім'я людини - найкраща музика для нього, і чим частіше (в розумних межах) воно згадується, тим краще. При цьому встановлюється контакт на підсвідомому рівні;
- говоріть про те, що цікавить ваших співрозмовників і вмійте уважно їх слухати;
- переконуйте вашим співрозмовникам свідомість їх значимості і робіть це щиро, створіть людям гарну репутацію, що вони будуть намагатися підтримувати;
- спочатку поговоріть про власні помилки, а потім уже критикуйте товаришів по службі;
- домагайтеся, щоб люди були готові зробити те, що ви запропонуєте. При цьому керуйтеся золотим правилом ділової людини - будьте пунктуальні і не забувайте про свої зобов'язання і обіцянках товаришам по службі;
- навчитеся допомагати людям, роблячи це ненав'язливо і природно, і в той же час щоб люди розуміли, що ви надаєте їм люб'язність.
Завдання 5. Наведіть форму реєстрації секретарем прийому відвідувачів
Відповідь: Запис на прийом краще проводити попередньо, роблячи відповідні позначки в журналі прийому відвідувачів, який можна вести за такою формою:
№ п/ПДАТУ прийому і времяФІО посетітеляМесто работиПо якого вопросуПрімечанія
Дана форма може бути доповнена графами: Що потрібно зробити raquo ;, Відмітка про виконання, що зроблено raquo ;. Замість журналу можна вести облік відвідувачів на картках. Це більш зручна форма, оскільки дозволяє легко змінювати послідовність прийому, виявляти найбільш часто зустрічаються і форми їх вирішення. Графи картки ті ж, що і в журналі, проте додаткова вільна площа на зворотному боці картки дозволяє використовувати її в разі повторних прийомів одного і того ж відвідувача. Картки прийому відвідувачів формату А 5 або А 6. Вони можуть відрізнятися за кольором, наприклад, картки прийому відвідувачів з особистих питань - жовтого кольору, відряджених фахівців - синього, співробітників свого закладу - зеленого і т.п. Картотека ділиться на дві частини: перша - майбутні прийоми, друга - сповнені після прийому питання. Картки у другій частині картотеки можна розташувати або за предметно-питально принципом (розділами буде назва питання, з якого вівся прийом), або за алфавітним принципом.
Завдання 6. Основні правила, яких рекомендується дотримуватися при телефонному спілкуванні?
Відповідь: До основних правил, яких рекомендується дотримуватися при телефонному спілкуванні, відносяться наступні:
1. Відповідаючи на дзвінок, представтеся. Люди хочуть знати, з ким вони розмовляють. Це, крім того, створює обстановку довіри і допомагає краще зрозуміти співрозмовника. Знайдіть доброзичливу, що подобається Вам формулу. Це залишає приємне враження і дозволяє звонящему звикнути до голосу відповідає.
2. Не давайте виходу вашим негативним емоціям. Вашому співрозмовнику навряд чи буде цікаво, що за пару хвилин до цього ви мали неприємну розмову з шефом або просто встали не з тієї ноги. Якщо ж поганий настрій не покидає вас, зробіть глибокий вдих і порахуйте до десяти, щоб заспокоїтися.
3. Відповідайте на всі телефонні дзвінки, як би це н...
