першій схемі часто провисають, тобто губляться в ході обробки.
Малюнок 4 - Схема обробки документа з контролем директора
Значна частина проблем виникає через те, що необхідно контролювати тільки відповідальних виконавців, а не повний ланцюжок обробки документа. Повна ланцюжок обробки документа контролюється на рівні систем організації документообігу відділу або на рівні спеціального діловодства.
Для ефективного менеджменту в діяльності будь-якого підприємства інформаційні потоки повинні представляти собою чітко відстежується і керовані процес. Типовим інформаційним об'єктом, фіксуючим і регламентує діяльність на підприємстві, є документ. Діяльність з організації проходження документів всередині підприємства прийнято називати діловодством даної конкретної організації. В основі діловодства лежить фундаментальне поняття структури інформаційного обміну - документопоток [2].
Для будь-якої організації можна виділити три основні потоки документів: вхідні, внутрішні та вихідні, які й визначають документопотоки.
Основним результатом роботи є звіти, які надаються керівництву підприємства про потік документів на підприємстві. Звіти умовно можна розділити на дві великі групи:
- Оперативні. Вони виводяться або щодня або щотижня. Основне їх призначення - отримати об'єктивну картину інформації для оперативного управління.
- Аналітичні. Вони служать для аналізу загальної картини документообігу на підприємстві. Типові періоди виведення звітів даної групи - місяць, квартал, півріччя, рік.
Розглянемо основні звіти, тобто такі звіти, які присутніпрактично в кожній організації.
Оперативні звіти. Призначення даного виду звітів - отримання інформації для оперативного управління підприємством. Вони готуються на різну глибину - від одного дня і до тижня. Основне їх зміст - список робіт, які повинні бути завершені найближчим часом. Одержувачі звітів - відповідальні виконавці і керівництво підприємства. Звіти бувають зведеними та індивідуальними. Індивідуальні звіти представляють собою зведення робіт, що знаходяться в компетенції того чи іншого посадовця. Зведений звіт - це список робіт, що знаходяться в стадії завершення на заданий період часу (можливо, розділений на окремі підрозділи за різними ознаками). Зведені звіти надходять до керівництва підприємства для загального контролю за процесом діловодства. Індивідуальні звіти надходять безпосередньо до виконавців або контролюючим особам.
При розгляді звітів не проводиться їх угрупування (тобто насправді звітів може бути і менше, якщо використовувати спеціалізовані фільтри). У кожного оперативного звіту повинен бути фільтр, що задає інтервал часу в який відбувається закінчення робіт. Дані цього фільтра поміщаються в заголовок звіту. Типовими прикладами таких звітів можуть бути:
- завершуються роботи з виконавцям;
- зведений звіт по підрозділах організації;
- зведений звіт по контрагентах і т.д.
Аналітичні звіти. Аналітичні звіти видають інформацію про виконану роботу. Хоча існують досить стандартні форми звітів, кожна організація може захотіти мати власні форми звітів (у тому числі і матричні). Дані звіти служать для планування роботи організації надалі, для аналізу номенклатури підприємства списку контрагентів і т.д. аналітичні звіти можуть видаватися по окремих структурних підрозділах організації. Звіти повинні давати картину роботи підприємства за певний період часу. Отже, у фільтр звіту потрібно ввести параметр - час аналізу. У ньому можна задавати або довільний інтервал часу або фіксований і зрозумілий інтервал часу:
- за місяць (вказується місяць і рік, за замовчуванням поточний);
- за квартал (за замовчуванням поточний квартал);
- за рік (за замовчуванням поточний рік).
Аналітичні звіти видаються порівняно рідко. Часто їх оформляють у вигляді окремого видання і поширюють по всій організації. У зв'язку з цим до них пред'являється досить високі вимоги щодо якості оформлення. У загальному випадку вони повинні включати логотипи підприємства, герби та іншу графічну символіку. Приклади таких звітів:
- виконані документи по виконавцям;
- виконані документи по контрагентах;
- виконані документи по номенклатурі.
Виходячи з основних інформаційних тенденцій у документальному управлінні, можна сформулювати вимоги до сучасних систем документообігу, діловодства та архівування [3]:
1. Підтримка цілісності документальної системи і окремо взятого...
