х вузлових серверах.
Другим засобом зниження експлуатаційних витрат є - скорочення числа спеціалізованих елементів системи, для обслуговування яких потрібно особливо підготовлений персонал. Це також досягається застосуванням технології централізації інформації, при якій робочі місця користувачів являють собою стандартний комп'ютер зі стандартним програмним забезпеченням.
3. Аналіз основних типів документів
Розглянемо основні типи документів, що використовуються в роботі бухгалтерії підприємства з їх характеристиками. Типів документів, що використовуються в роботі підприємства, досить багато (на окремих підприємствах їх число доходить до 500-600). У той же час, основних видів документів буває вельми невелику кількість, а саме 3 види:
- Вхідні. Це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх організацій. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь встановлені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.
- Вихідні. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готуватися на основі внутрішніх документів підприємства. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в сторонні організації типу: Прошу дати довідку з питання ... в строк до ...).
- Внутрішні. Дані документи використовуються для організації роботи підприємства. Внутрішні документи, породжують вихідні. Зокрема, за загальними правилами діловодства єдиний спосіб відправити запит, лист або матеріали в зовнішнє організацію це направити внутрішній документ, де його перетворять в вихідний і відправлять у сторонню організацію.
Документи кожного з цих видів можуть бути достатні різноманітні. Це можуть бути листи, розпорядження, циркулярні вказівки і т.д. Зазвичай під типом документа на підприємстві розуміється саме ці розподілу, причому ще й детальніші (припустимо, якщо листи, то чому присвячені - скарги, пропозиції, побажання і т.д.).
Насамперед, всі документи, що проходять через загальний відділ, володіють унікальним реєстраційним номером (можливі свої алгоритми побудови номерів для кожного з типів документів). Мало того, будь папір, яка має реєстраційного номера - це просто папір, а не документ. Документом її робить саме наявність на ній реєстраційного номера.
Всі документи є пов'язаними документами, в тому сенсі, що більшість з них посилається на інші документи. Найбільш типовим випадком є ??вхідний документ, який практично завжди породжує відповідний йому вихідний (малюнок 1.1).
Малюнок 1 - Зв'язок вхідного з вихідним документом
Без зв'язків як таких можуть з'являтися тільки внутрішні і вхідні документи. Причому вхідні документи можуть мати зв'язки як на вихідні, які викликають їх появу, так і на інші вхідні. Всі документи пов'язані як в системі управління документами, так і в системі контролю виконання (малюнок 1.2).
Малюнок 2 - Зв'язок вихідного з вхідним документом
Зв'язки в більшості випадків спрямовані за принципом: головний-підлеглий. Іноді зустрічаються ненаправлення зв'язку, які поєднують родинні документи (документи, присвячені одному питанню).
Малюнок 3 - Процес прямої обробки вхідного документа
Основним процесом є проходження по підприємству вхідних документів.
Повинен бути постійний контроль над термінами виконання вхідних документів, точніше виконує фіскальні функції: хто і коли затримав виконання документа. При цьому існує два основних маршрути проходження документа:
1. Безпосередньо виконавцю.
. На ухвалення рішення в дирекцію.
У той же час не слід плутати з другим маршрутом документи, які надходять на виконання до дирекцію підприємства (наприклад, якщо на циркулярному листі варто Директорам підприємств ...). Такі документи (надходять на виконання) характеризуються тим, що відповідальним виконавцем для них є один з директорів підприємства (або їх заступників). Для документів, що проходять по другому маршруту, відповідальним виконавцем є хтось із керівників середньої ланки, а директорат здійснює контроль за результатами роботи.
За існуючою практикою роботи великих організацій на контроль ставляться тільки справи, що проходять за другою схемою (малюнок 1.4). Причому, як відомо справи, що проходять по ...
