ні в повному комплекті (при наявність додатку). В іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою, де пояснюється причина повернення.
Конверти від вступників документів залишають в тому випадку, коду по конверту можна визначити адресу відправника, час відправлення і дату отримання документів. Чи не розкриваються і передаються за призначенням документи з позначкою "особисто" і на адресу громадських організацій.
Попереднє розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на:
В· направляються на розгляд керівнику підприємства;
В· направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.
Без розгляду керівником передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну інформацію або адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть приймати відповідальні виконавці.
На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства та документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності підприємства.
Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.
Документи, підлягають відправці в іншу організацію сортують, упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою обов'язково перевіряється правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. На замовну кореспонденцію становлять опис розсилання, що підписується працівником і датується.
Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації.
Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.
Реєстрація документів - найважливіший етап роботи з документами і визначається як "Запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або получеія ".
Як випливає з визначення, реєстрація, перш за все, надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще існує. Наприклад, наказ, постанова і т.п. Якщо отриманий документ не зареєстрований, установа за нього не відповідає, так як факт отримання не підтверджений.
Реєстрація переслідує три мети: облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають спеціального обліку, виконання і використання в довідкових цілях незалежно від способу отримання. Сам процес реєстрації - це зняття з документа показників (реквізитів) і занесення їх у певну реєстраційну форму (журнал, картотеку, ПЕОМ) для створення бази даних про документи установи. Таким чином, у процесі реєстрації створюється інформаційно-пошукова система по всіх документах організації (фірми).
Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер. Він не збігається і істотно менше облікового порядкового номера, проставленного в позначці про надходження документа в організацію.
Документи реєструються один раз. В установі, що має відділи, реєстрація внутрішніх документів проводиться, децентралізовано за групами: у бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії. При цьому внутрішні документи повинні реєструватися в день підписання або затвердження, вхідні - у день надходження, вихідні - в день відправлення.
Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведуться роздільні реєстраційні форми з самостійними реєстраційними номерами.
З документа в процесі реєстрації в реєстраційну форму виписуються, як правило, такі відомості:
- дата отримання;
- вхідний № (індекс);
- дата документа;
- індекс документа;
- реєстраційний номер документа;
- автор (кореспондент) - тобто чий це документ;
- заголовок (про що документ);
- резолюція;
- термін виконання;
- виконавець (хто з ним працює);
- хід виконання;
- № справи (куди документ поміщений після виконання)
При реєстрації окремих видів документів, наприклад звернень громадян, внутрішніх і вихідних документів відомості, вписувані в реєстраційні форми, частково змінюються і доповнюються. Наприклад, при реєстрації звернень громадян записується їх адресу.
Установа має право, враховуючи свою специфіку, доповнювати відомості про реєстроване вхідному документі. Наприклад, часто враховується кількість аркушів, наявність додатків і т.д.
Форми реєстрації можуть бути трьох видів...
