х регістрах.
Деякі документи складаються в декількох примірниках (з копіями). Це виконується звичайно автоматично одночасно із складанням документа шляхом відбитка через підкладену під нього копіювальний папір.
Копії документів використовуються для різних цілей. Так, при акцептной формі розрахунків за відвантажену продукцію постачальник виписує кілька примірників рахунків - платіжних вимог для направлення їх у різні адреси (банку, покупцеві).
При складанні документів можуть бути допущені помилки.
Помилки в документах виправляються наступним чином. Які слід виправити помилкові слова і числа (суми) закреслюються акуратно тонкої рисою так, щоб можна було закреслене прочитати. Над закресленим робиться правильний запис. При цьому якщо в числі (сумі) неправильна тільки одна цифра, то не можна обмежитися виправленням однієї цієї цифри, а треба виправити всі число. Наприклад, замість 725 написано помилково 727. У цьому випадку не можна закреслити тільки цифру 7 і надписати над нею цифру 5, а необхідно закреслити всі число 727 і надписати над ним 725. p> Про зробленому виправленні на вільному місці документа (внизу або на полях) робиться застереження, наприклад "виправлено 725", яка завіряється особами, які підписали документ.
У ряді документів (в касових ордерах, чеках та ін) виправлення помилок не допускається зовсім. Якщо в такому документі допущена помилка, він виписується заново на іншому бланку.
Так як документи мають велике значення не тільки в обліку, а й у всій господарської діяльності, то у відношенні якості документів, особливо своєчасності і правильності їх складання та оформлення, існує строгий порядок.
За порушення порядку складання документів відповідають, перш за все, ті особи, які їх складають і оформляють своїми підписами. Ще більша відповідальність лягає на апарат бухгалтерії, який отримує ці документи, всебічно перевіряючий їх і робить на їх підставі облікові записи. Особлива відповідальність покладається на головного чи старшого бухгалтера як керівника обліку. Старший бухгалтер несе матеріальну, дисциплінарну або кримінальну відповідальність за неправильне або недбале складання та оформлення документів, втрату або псування їх, за оформлення документів на відпуск матеріальних цінностей з порушенням встановленого порядку і т.п. (Див. додаток № 2).
У цілях скорочення кількості застосовуваних у діяльності установ, організацій і підприємств документів, типізації їх форми, зниження трудових, часових і матеріальних витрат на їх підготовку і обробку, досягнення інформаційної сумісності автоматизованих Баз даних у народному господарстві проводяться роботи з уніфікації документів і створення уніфікованих систем документації (УСД) - сукупності взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване подання даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних та методичних матеріалів з їх розробки та застосування. В основі створення УСД лежить метод уніфікації - встановлення однаковості складу та форм управлінських документів, створюваних при вирішенні однотипних управлінських функцій і завдань. Одночасно розробляються класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, що забезпечують інтегровану автоматизовану обробку даних, містяться в УСД.
Кожен документ складається з окремих складових його елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, текст, назва виду документа і т.д.). Сукупність реквізитів, розташованих у документі певним чином, складає його формуляр. p> Формуляр-зразок розробляється при створенні системи документування і являє собою графічну модель або схему побудови документа. Він встановлює формати, розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів.
Державний стандарт Російської Федерації Р 6.30-97 В«Уніфіковані системи документації, Система організаційно-розпорядчої документації В», Система ОРДВ« Вимоги до оформлення документів В»встановлює майже максимальний набір реквізитів для будь-якого з управлінських документів та їх розташування на паперовому носії інформації (Див. додаток № 4). br/>
Прийом та реєстрація документів;
На підприємстві розрізняють три основних потоку документації:
В· вхідні документи, що надходять з інших організацій;
В· вихідні документи, що відправляються в інші організації;
В· внутрішні документи, що створюються на підприємстві і використовуються працівниками підприємства в управлінському процесі.
Всі документи, що надходять на підприємство проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання.
Служба документаційного забезпечення управління, яка може бути представлена ​​на підприємстві, як самостійним структурним підрозділом, так і окремим співробітником, повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і присла...
