: журнальна, карткова і автоматизована електронна.
Журнальна система реєстрації потрібна тільки тоді, коли облік документів виступає на перше місце, запобігає претензії з боку громадян, конфліктні ситуації. Наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, пропусків. Це, як правило, Документи, реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера.
Можна залишити журнальну систему і в тому випадку, коли надходить дуже незначна кількість документів.
У всіх інших випадках ця форма реєстрації застаріла, так як ускладнює ведення контролю за виконанням документів та довідкову роботу по них.
Більше зручною є карткова система реєстрації документів. Форма картки і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені у самому закладі та записані в інструкцію з діловодства.
Для ведення карткової системи реєстрації в ручному режимі необхідно мати тираж карток на рік і як мінімум два картотечних ящика для зберігання карток: у строкової контрольної картотеці і довідкової картотеці.
Кількість примірників заповнених реєстраційних карток (їх зазвичай називають реєстраційно-контрольними картками - РКК) визначається установою. Як правило, таких карток заповнюється як мінімум дві.
Найбільш раціональною є сьогодні реєстрація документів на комп'ютері. Але і в цьому випадку на екран виводиться форма картки (екранна форма РКК) з аналогічними полями і в неї заносяться відомості про документ.
Картку на документ можна заповнити спочатку не повністю, до передачі документа керівнику, тобто без резолюції, терміну виконання і виконавця. Після розгляду документа керівником картка дозаполняется, тобто ці відомості вносяться до неї.
При чіткій взаємодії з керівником, якщо керівник вранці переглядає отриману кореспонденцію, можна спочатку дати документи на перегляд керівнику, а потім, вже, маючи його резолюцію, заповнити повністю реєстраційну форму.
Заповнивши картку, одну з них поміщають в строковість картотеку, іншу в інформаційно-довідкову, а документ передають виконавцю для роботи з ним.
При реєстрації на ПЕОМ, дані про документ, закладені при його реєстрації, будуть використані в програмах по автоматизованому контролю і довідкової роботі. При цьому пошук можна вести по кожному з введених показників. p align=center> Контроль за виконанням документів;
В
Контроль відіграє важливу роль у системі документообігу. Контроль виконання документів забезпечує своєчасне і якісне рішення містяться в документі питань, охоплення всіх контрольованих документів. Контроль виконання - це безпосередня перевірка і регулювання ходу виконання наказу чи розпорядження, облік і аналіз результатів виконання контрольованих документів у встановлені терміни. p> Контроль виконання документів охоплює три групи питань:
В· контроль виконання документів по суті містяться в них завдань або доручень. Такий контроль передбачає оцінку документа в цілому, тобто наскільки правильно і повно вирішено питання. Таку оцінку робить керівник, або за його дорученням - помічник. Якщо керівник задоволений рішенням проблеми - документ підписується, якщо ж не задоволений, то додатково опрацьовуються неясні моменти і документ проходить повторне погодження. Контроль за суті змісту входить в обов'язкові посадові обов'язки не тільки керівників всіх рангів, а й, при великому обсязі контрольних документів, спеціального контрольного підрозділу;
В· контроль за відповідністю документів форм складання та вимогам ГОСТів. Такий контроль може здійснювати помічник, спеціальна контрольна служба або технічний працівник бухгалтерії. Суть цього контролю зводиться до перевірки правильності оформлення документа, наявності певного бланка, повноти реквізитів, наявності всіляких супутніх матеріалів. p> Метою контролю є сприяння своєчасному і якісному виконанню документів, забезпечення отримання аналітичної інформації необхідної для оцінки діяльності організації та її структурних підрозділів, а також конкретних співробітників. Для досягнення зазначеної мети система контролю виконання документів включає в себе кілька послідовних етапів:
В· постановку документів на контроль;
В· перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;
В· попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
В· облік і узагальнення результатів контролю виконання документів;
В· регулярне інформування керівників органу управління про хід виконання документів;
В· зняття виконаних документів з контролю.
Контроль виконання носить багатофункціональний характер, тому форми і методи його реалізації різноманітні. Як правило, найбільш ефективним є найпростіший контроль. Найпростіші форми і методи вимагають менших зусиль і більш економічні. До найпростіших організаційних форм контролю виконання можна віднести:
В· контрольні журнали;
В· реєстраційно-контрольні картки (картотека)...
