й розгляд і розподіл;
? реєстрація документів;
? розгляд документів керівником і прийняття рішення про їх виконавців, терміни і характер виконання;
? направлення на виконання;
? виконання документів;
? приміщення виконаного документа в справу.
Вхідні документи ТОВ «Стежка» починають свій рух з організації після первинної обробки. Кількість інстанцій, які вони повинні пройти від моменту надходження в організацію до виконання, визначається структурою організації, розподілом обов'язків між керівництвом, ступенем самостійності структурних підрозділів, технологією реєстрації та загальною організацією діловодства.
У ТОВ «Стежка» документ передається виконавцю практично відразу після розгляду керівником.
Значно прискорити рух документів допомагає їх попередній розгляд, яке проводиться після первинної обробки документів.
Попередній розгляд дозволяє визначити, які документи повинні передаватися на розгляд керівнику організації або його заступникам, а які можуть бути передані безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям. Одним із завдань, які при цьому вирішуються, є звільнення керівника від зайвого потоку другорядної інформації.
Ця робота проводиться секретарем керівника, його помічником або працівником служби документаційного забезпечення управління, які повинні мати високий рівень кваліфікації, достатній стаж роботи, добре знання розподілу обов'язків між працівниками організації, а також довіру до них керівника. Основним критерієм, що впливає на рух документів до виконавця, є зміст документа, тому необхідно мати чіткі уявлення про стан справ в організації, функціях сторуктурних підрозділів, функціях і спеціалізації окремих співробітників.
Документи, адресовані структурним підрозділам або конкретним посадовим особам, передаються відразу за призначенням без попереднього розгляду.
Попередній розгляд передбачає перегляд всіх надійшли на ім'я керівництва документів. При цьому виявляється документація, яка повинна бути надана керівнику в обов'язковому порядку. Це - розпорядчі документи вищих органів влади та управління, документи з принципових питань діяльності, що мають велике значення в зв'язку зі сформованою ситуацією, що вимагають координації роботи структурних підрозділів.
Перелік такої документації може бути складений самим керівником.
Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення управління або помічником керівника доцільно направляти в структурні підрозділи і виконавцям. Документи, призначені декільком структурним підрозділам або виконавцям, передаються їм по черзі або одночасно в копіях.
Таким чином, попередній розгляд допомагає ліквідувати ті інстанції руху документів, які не виправдані ділової необхідністю, дозволяє не накопичувати велику кількість зайвої документації на столі керівника. Це, у свою чергу, може значно скоротити терміни проходження документів і попередити зриви в їх виконанні.
Документи, що вимагають виконання, реєструються і передаються керівникові, який приймає рішення не тільки по суті містяться в документах питань, а й за характером виконання, термінів і т. д. Після розгляду документа керівником в реєстраційні форми переносяться його резолюції, які задають напрямок подальшого руху документів, так як визначають їх виконавців.
У цілому документообіг ТОВ «Стежка» відповідає сучасним вимогам.
Висновок
Створення в нашій країні правової держави з ефективно працюючими інститутами представницької, виконавчої, судової влади, виробництва, науки і освіти обумовлюється не тільки всебічним і повноцінним юридичним обгрунтуванням їх діяльності, але і формуванням раціональних, конкретних правил і процедур їх функціонування, в тому числі в області роботи з документами. Для зміцнення російської державності раціональне управління документацією може послужити однією з важливих опорних точок зміцнення апарату управління та істотним елементом його стабільності.
Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального і політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління, оскільки інформація пронизує всі органи управління.
Інформація фіксується в документах, які дають їй організаційну форму і переміщають її в часі і просторі. Документи і документний інформаці...
