ти спокійно, не відриваючись щохвилини на дзвінки і звернення підлеглих. Принцип роботи - коли керівник приймає відвідувачів, тримаючи в одній руці телефонну трубку, а інший підписуючи телефонограму, і в той же час консультує стоїть біля письмового столу співробітника - характеризує його як слабкого керівника. Якщо керівник не зуміє організувати свій час, то і організувати роботу колективу в цілому йому буде набагато важче. Ось кілька порад керівникові, як організувати роботу з документами.
Справитися з безладом на робочому столі може допомогти заклад таких папок, як «Термінове», «Диктувати», «Зробити», «Переглянути», «У справу», «Викинути». Природно, що подібні найменування папок умовні, а самі папки не належать до офіційних справах, формованим відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу чи організації. Якщо всю кореспонденцію, що надходить ви або ваш секретар будете розкладати по цих папок, то гори паперів на вашому столі значно зменшаться. У папці «Термінове», наприклад, слід зберігати найбільш термінові справи, що вимагають негайної дії. У папці «Переглянути» - документи, що представляють інтерес, але не мають важливого значення. У папці «У справу» - документи, призначені тільки для особистої інформації, які після перегляду можна відправити у справу. Папка «Викинути» призначається для тих матеріалів, які зберігати не треба, але які все ж краще переглянути, перш ніж викинути. Однак робота за принципом «ранок вечора мудріший» не завжди дає позитивний результат. Спробуйте вирішити виниклу задачу по частинах, і тоді, можливо, необхідна інформація буде зібрана на вашому столі непомітно для вас до потрібного терміну. ??
Займіться спочатку документами, які вимагають негайної дії. Постарайтеся уважно вивчити документ, а потім вже диктувати секретарю відповідь. Якщо ж відповідь буде коротким, то можна доручити секретарю самому підготувати відповідь, попередньо записавши ключові його положення прямо під листом.
Якщо питання, порушені в листі, можна вирішити за допомогою телефонного дзвінка, то зателефонуйте відразу ж. Якщо такої можливості немає, то зробіть, щоб секретар призначив час дзвінка, або зробіть позначку в щоденнику, щоб подзвонити пізніше.
Звичайно, всі інформаційні матеріали краще читати самому, причому не витрачаючи на це службовий час. Однак якщо матеріалів для прочитання більше, ніж ви очікували, то попросіть секретаря прочитати їх за вас і вичленувати ключову інформацію. Він може підготувати для вас загальний огляд документів у вигляді резюме або доповісти про зміст документів усно.
Справитися з великим об'ємом документів на вашому столі вам допоможе, крім того, дотримання деяких принципів роботи. Так, слід:
відмовитися від звички накопичувати копії документів на випадок, якщо вони раптом знадобляться;
зберігати тільки важливі документи (не збирайте документи про запас, викидайте непотрібні папери);
залишати найбільш цікаві та приємні справи і документи на кінець робочого дня;
завжди контролювати виконання доручень;
придбати навик і використовувати принцип швидкочитання.
І нарешті, пам'ятайте, що займатися неприємними, складними і нецікавими справами найкраще в першу чергу.
Дотримання цих правил допоможе керівнику вивільнити додатковий час, необхідний для прийняття рішень, і дозволить не потонути в морі паперів.
3. Аналіз роботи з документами в ТОВ «Стежка»
ООО «Стежка» створено для здійснення підприємницької діяльності та отримання прибутку.
Основними видами діяльності ТОВ «Стежка» є ремонт і пошиття одягу, ремонт взуття, перукарські послуги, пошиття прапорів, виготовлення стендів.
Документообіг в ТОВ «Стежка» походить по замкнутій ланцюжку. При надходженні або отриманні документа секретар його реєструє і надає на резолюцію керівнику, після резолюції керівника документи надходять до виконавців в залежності від роду документа, після виконання документ надходить знову до секретаря для реєстрації та відправки. Організація документообігу ТОВ «Стежка» передбачає дотримання правил, відповідно до яких відбувається рух документів, головним з яких є забезпечення оперативного проходження документів по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу. У ТОВ «Стежка» виконуються правила обробки документів на кожному етапі руху документації. Робота з документами в ТОВ «Стежка» належить до обов'язків офіс -менеджменту.
Обробка вхідних документів ТОВ «Стежка» проходить наступні етапи:
? прийом і первинна обробка документів;
? попередні...
