ати матеріали, які були напередодні надруковані вечірніми газетами або про які повідомлялося у вечірніх випусках радіо- і телепрограм. У деяких випадках вибору немає, оскільки заяву має бути зроблено в певний день. Там же, де є можливість вибору, потрібно подбати про те, щоб не сталася накладка і прес-конференція не збіглася з іншим важливим подією, яка може відвернути увагу журналістів і затьмарити повідомлення про прес-конференції у пресі. Буде просто нерозумно, якщо, приміром, фабрика з виробництва синтетичних тканин вирішить влаштувати прес-конференцію в той же день, коли організовується презентація нової колекції одягу.
Кращі дні проведення прес-конференції - вівторок, середа і четвер. Понеділок - день різних оперативних нарад, у тому числі і в самих редакціях ЗМІ. П'ятниця не найкращий день тому, що матеріал за підсумками звичайну, не сенсаційної прес-конференції навряд чи потрапить в суботній, самий тиражний і читаний випуск газет. Також у ряду друкованих ЗМІ п'ятницю є днем ??здачі і навряд чи хтось відірветься від настільки важливої ??справи (е?? Чи тільки прес-конференція не припускає сенсацію).
Кращий час для прес-конференції - період з 13:00 до 16:00 годин, не пізніше. Журналісти не люблять затримуватися на роботі допізна, а у телевізійників йдеться ще й про конкретний час вечірнього випуску новин, до якого потрібно встигнути змонтувати матеріал. Події зумовлюють місце проведення прес-конференцій, підрозділяють ці зустрічі журналістів з головними дійовими особами на кілька видів.
Оперативні прес-конференції проводять у спішному порядку, на місці подій або пригод, наприклад, услід за підбиттям підсумків голосування або закінчення змагань. Спеціально обмовляється неофіційний характер подібних прес-конференцій, так як подальші заяви, роз'яснення організаторів уточнюють трактування події, доповнюють її новими фактами, подробицями, включають аналіз ситуації.
Регулярні прес-конференції організуються в попередньо оголошене час у спеціально пристосованих для зустрічі приміщеннях (прес-клуби, конференц-зали, будинки і клуби журналістів, прес-центри). Приміщення для прес-конференції вибирається за тими ж критеріями, що і навчальна аудиторія. Подібні приміщення мають стаціонарне обладнання, що сприяє оптимальному режиму діалогу журналістів із організаторами прес-конференції:
мікрофони на столі і в залі;
ТВ-камери, освітлювальні прилади;
телефонний зв'язок;
технічні служби (машбюро, фотолабораторії, копіювальна техніка);
система синхронного перекладу;
служби акредитації;
служба безпеки, пожежна охорона, медпункт, буфет.
Також прес-конференції бувають корпоративними (внутріфірмовими), регіональними, загальнонаціональними та міжнародними. (8, С79)
Як правило, перше запрошення на прес-конференцію розсилається по редакціях за тиждень. Друге разом з прес-релізом - за два-три дні. За день до прес-конференції робиться контрольний дзвінок у редакцію. Найчастіше запрошення висилаються факсом або, якщо необхідно термінове оповіщення, обдзвонюють редакторів відділу новин. Іноді варто звернутися в інформаційні агентства з проханням оголосити час і місце проведення прес-конференції в матеріалах, які розсилаються газетам по каналам телетайпной зв'язку. Особлива домовленість потрібна з щомісячними журналами, оскільки робота над ними починається за кілька місяців до виходу. Це в першу чергу стосується популярних щомісячників і жіночих видань. (2, С67)
Фахівці відзначають, що зазвичай на прес-конференцію приходить лише одна третина запрошених журналістів, тому буде набагато вигідніше, якщо в запрошенні міститиметься прохання відразу підтвердити свою участь. Тоді організаторам не доведеться ламати голову над тим, який зал краще вибрати, на скільки персон готувати фуршет або коктейль.
Краще, щоб конференція проводилася не у великому залі, а в приміщенні, де ведучий і виступаючі легко можуть тримати в полі зору всіх компактно сидячих присутніх. Дуже важливо правильно розсадити гостей. Якщо учасників багато, то традиційно прес-конференція проводиться в залі, де президію і проголошення сидять обличчям один до одного. Для створення більш затишною і неформальної атмосфери можна використовувати овальний стіл, який надасть журналістам можливість спілкуватися з організаторами заходу безпосередньо, а не через спини колег. Також слід подбати про запасних стільцях. Іноді абсолютно неусвідомлено враження представників ЗМІ можуть зіпсувати такі «дрібниці», як погане освітлення або неприбране приміщення. Аж ніяк не зашкодить на всяк випадок пройти весь шлях, яким проїдуть згодом керівники корпорації та журналісти. (3, С230)
На вході в будівлю має бути оголошення, а на шляху між вхі...
