дними дверима і місцем проведення прес-конференції слід розмістити покажчики «прес-конференція», «гардероб». На столі президії повинні стояти таблички з П.І.Б. виступаючих. Написи повинні бути повторені і на зворотному боці, щоб виступаючі могли без зусиль знайти своє місце за столом. Відсутність табличок у президії стає гарантом того, що представники ЗМІ переплутають і під час прес-конференції, і під час підготовки матеріалу до друку прізвища, імена та посади виступаючих. Особливо в тому випадку, якщо відповідають більше ніж один і велика частина - люди невідомі. Нагрудні покажчики - бейджі (з назвою структури, яка проводить прес-конференцію, П.І.Б. співробітника) повинні мати всі організатори, щоб журналісти бачили, до кого вони можуть звернутися по різного роду процедурних та інших питань. (8, С83)
Бажано, щоб мікрофон був не один на всіх учасників, а у кожного персональний. На стіні за столом учасників повісьте логотип вашої організації. Розмір логотипу не повинен бути менше, ніж 60 на 80 см. Потрібно подбати про те, щоб під час прес-конференції працював професійний фотограф, тому що деякі учасники зустрічі можуть попросити забезпечити їх фотографіями про цю подію. (6, с219)
Репетиція виступів усіх учасників майбутньої прес-конференції необхідна як для новачків, вперше виходять на зустріч з журналістами, так і для професіоналів. Якщо передбачається ТВ-трансляція, то в цьому випадку вибирається режим освітлення майданчика, готовність засобів зв'язку, інтер'єр (зі столом президії), ракурси зйомок, мікрофони у залі та ін. Питання та відповіді репетирують за участю статистів.
Виступи на прес-конференцію готуються заздалегідь; вони або просто зачитуються, або вимовляються в режимі імпровізації по вивчені напам'ять тексту. Характер цих виступів, їх структура залежать від цілей прес-конференції.
Основні складові частини прес-конференції:
зустріч і реєстрації прибулих журналістів;
відкриття, представлення організаторів прес-конференції;
вступне слово ведучого;
виступи, інформаційні повідомлення основних учасників;
питання журналістів і відповіді на них;
короткий заключне слово ведучого і закриття.
Зустріч прибулих на прес-конференцію - найважливіша її частина. До групи з прийому та реєстрації журналістів і гостей призначаються самі досвідчені і комунікабельні співробітники. Група розміщується за столом з написом «Реєстрація» біля входу. Безсумнівно, журналістам буде приємно, якщо їх буде зустрічати сам відповідальний за зв'язок з пресою або його заступник. (2, С68)
Функції групи зустрічі:
вітати прийшов;
попросити його представитися і зробити відмітку про явку в заздалегідь підготовленому списку запрошених;
видати комплект інформаційних матеріалів, тобто прес-кіт, який являє собою папку, в яку вкладені прес-реліз, заяву для друку, бекграундер, тексти виступів, факт-лист, комюніке, фотографії, копії попередніх статей, рекламні буклети та брошури, візитна картка співробітника фірми, що відповідає за зв'язки з громадськістю та пресою, а також корисні сувеніри, прикрашені символікою організації: блокнот, ручка, календар, наклейка, запальничка і т.п .; на папці обов'язково повинно бути надруковано назва організації, що розповсюджує матеріали;
уявити при необхідності прийшов журналіста відповідальному за проведення прес-конференції або представникові керівництва вашої організації;
вказати дорогу в конференц-зал і гардероб.
Часто організатори роблять помилку, вкладаючи в роздатковий матеріал портрети голів ради директорів, внутріфірмові видання, прайс-листи та рекламні буклети. Журналісти зазвичай скептично ставляться до таких матеріалів, називаючи їх «сміттям», часто «забувають» їх у залі прес-конференції чи в таксі, а ще частіше просто викидають в сміттєві корзини. Те, що їм потрібно - так це матеріал, який вони можуть покласти собі в кишеню. (5, С138)
Журналісти збираються не відразу і часто запізнюються. Враховуючи цю обставину, слід передбачити, чим і як зайняти тих, хто прийде першими. Наприклад, буде корисним запропонувати присутніх ксерокопії публікацій на близькі теми.
Для ведення прес-конференції обов'язковий ведучий - модератор. Як правило, прес-конференцію веде прес-секретар чи відповідальний за цей захід співробітник прес-центру або агентства по зв'язках з громадськістю. Його роль аж ніяк не зводиться до оголошення виступаючих і наданню слова журналістам для запитань. Ведучий може перервати виступаючого або задає питання; попросити уточнити сказане; вказати журналістові на те, що відповідь на поставлене запитання вже міститься в роздаткових матеріалах; давати пояснення, резюмувати...
