ретельно обраному інформаційному приводі. За формою це зустріч журналістів з представниками державних установ, громадських організацій, комерційних структур або публічною персоною. Її відмінність від інших форм взаємодії з пресою полягає в тому, що обраний інформаційний привід має бути досить вагомим і значним для всіх зацікавлених сторін. Аналіз російського ринку PR-послуг показує, що середня за якістю прес-конференція забезпечує значно більший вихід матеріалів у ЗМІ, ніж самий блискучий прес-реліз. Останній гарний на етапі підготовки події, в тому числі прес-конференції (як «розігріває» інформація), при його проходженні і після завершення акції (як додатковий матеріал). (8, С79)
Мета прес-конференції - сприяти адресного поширенню інформації (новин, документів, фотографій) серед редакцій ЗМІ. Цілеспрямована зустріч з журналістами прискорює надходження інформацією редакції, відрізняється авторитетністю джерел новин, достовірністю відомостей. При це завжди можлива багаторазова перевірка та уточнення версій, отримання додаткового пакета новин (у розвитку цієї події, у зв'язку з іншими подіями).
Всебічні коментарі пропонованої інформації представники ЗМІ отримують, по-перше, за рахунок запрошення визнаних авторитетів у своїй області, які зацікавлені в повідомленні максимально повних відомостей, а по-друге, завдяки самому регламентом прес-конференції, який передбачає уточнюючі питання журналістів, постачання їх прес-релізами, фотографіями, текстами промов і виступів.
Самим складним і тривалим моментом процесу підготовки будь-якого новинного заходу є формування новинного приводу. Це творчий процес, що вимагає креативних рішень. Грамотний інформаційний привід - основа успішного заходу. Подія прес-конференції має стати для преси новиною, його необхідно формулювати коротко і чітко. Якщо інформаційний привід буде мати незвичайну подачу, емоційний відтінок, головного героя або щось негативне, то, швидше за все, він стане предметом новин. Не варто скликати прес-конференцію, якщо у вас немає стоять новин для журналістів. Потрібно відзначити той факт, що проведення прес-конференції виправдано в досить рідкісних випадках. Взагалі кажучи, її треба скликати лише в тих випадках, коли у вас немає іншого способу донести важливі (екстрені) новини до ЗМІ - так вважає Скотт Катліп, автор книги «Паблік рілейшнз. Теорія і практика ». (7, с372) Як приклади ситуацій, які вимагають скликання прес-конференції, він наводить гостроконфліктні ситуації (напружені переговори між керівництвом організації та профспілками), необхідність зробити важливі політичні заяви або оголошення про зміни політики, здатних вплинути на долі багатьох людей. Визначальним фактором у цьому випадку є необхідність не просто виступити з тим чи іншим заявою, а надати журналістам можливість самим задати питання і з'ясувати суть проблеми. Виправдати проведення прес-конференції за Катліп може наявність ряду складних питань, які викликають необхідність викладу передісторії розглянутого предмета і докладний його пояснення (коли, наприклад, мова йде про великий технологічний прорив). Можна погодитися, що бажання виступити із заявами з досить простим, зрозумілим і «безконфліктним» питань навряд чи виправдовує чималі витрати, пов'язані з проведенням прес-конференції. Також проведення малообосновано прес-конференції може зашкодить репутації компанії.
Тема самого заходу повинна бути сформульована по можливості коротко і ясно: варіант довгих і плутаних формулювань може викликати у журналістів усмішки й іронічні коментарі. Якщо поставлено завдання «прогриміти», то запрошувати слід широке коло журналістів і (обов'язкова умова) забезпечити присутність телевізійників. Наявність на заході камери саме по собі підвищує його ранг і підхльостує журналістів пишучих. Окрім працівників ТБ слід запросити двох-трьох кореспондентів інформаційних агентств, а також місцевої та центральної преси. Запрошувати журналістів треба поіменно: безіменне послання до редакції, як правило, залишається непоміченим, а найправильніше написати лист головному редактору. Якщо ж мета заходу - повідомити спеціальну інформацію, яка не представляє інтересу для широкої публіки, то завдання, з одного боку, спрощується, так як коло учасників різко звужується, а з іншого - ускладнюється - непосвячених журналістів серед запрошених бути не повинно. У такій ситуації необхідно добре уявляти собі коло видань, що займаються даною темою, і авторів, її висвітлюють.
При підготовці прес-конференції необхідно вирішити ряд організаційно-технічних і творчих питань. Безпосередньо для її проведення може бути створена спеціальна координаційна група, учасниками якої є працівники різних структурних підрозділів фірми. (8, С79)
Дуже важливо підібрати день і час проведення заходу так, щоб вони влаштували всі ЗМІ. Ранкові газети напевно не стануть публікув...
