бути отримані адресатами приблизно за три тижні до відкриття виставки.
Використовуються й традиційні способи залучення відвідувачів - через рекламу в спеціалізованій пресі, каталозі тощо
При підготовці до виставці також потрібне:
o Уважно вивчити виставкові каталоги предидущих показів на предмет контролю долі ваших конкурентів;
o Взяти у організатора виставки попередній список учасників, відзначити конкурентів, порівняти з даними минулих виставок;
o Підготувати контрольний список по кожній категорії продукції, ознайомитися з кожним учасником виставки, вписаним в каталог, і з кожною категорією туристського продукту конкурентів, використовуючи їхні дані для поліпшення і розширення вашого виставкового речення;
o Слід повідомити організаторам точна назва вашої фірми та інші необхідні дані;
o Сформувати тверді ціни за комплексними пакетам турів і по окремих послугах для пропозиції на виставці;
o Підготувати технічні листівки, прайс-листи за вашими продуктам, проекти стендів;
o Вирішити заздалегідь, як виставити свій продукт, як більш привабливо розташувати стенди;
o Підготувати письмову інформацію, допоміжні ілюстрації, рекомендації для працівників вашого стенду;
o Підготувати два види рекламних буклетів для роздачі: один - оглядовий (про ваші можливостях), інший - більш докладний (для цікавляться вашою пропозицією клієнтів);
o Сформувати кваліфіковану стендову команду, в якій двоє або всі говорять на іноземною мовою, провести попередній інструктаж команди;
o Підготувати достатню кількість візитних карток з назвою і телефонами вашої фірми;
o Підготувати папір і спеціальні бланки для полегшення спілкування з відвідувачами стенду. Такі бланки називаються В«Лист відвідувачаВ», В«Переговорний листВ», В«Журнал Контактів В»та ін Вони повинні показувати:
a. ім'я і посаду відвідувач, відомості про фірму, область інтересу фірми, наявні контакти та можливості;
b. подробиці про фірму, такі як адреса, розмір, власник, оборот, специфічні області діяльності;
c. особливості взаємного інтересу;
d. підсумки переговорів з відвідувачем (можливості співпраці, критерії інтересу).
Якщо це застосовується, то всю підготовлену вище інформацію потрібно ввести в базу даних комп'ютера. Добре також підготувати прес-реліз, інформаційні підшивки, файли або відео для демонстрації відвідувачам стенду. Слід заздалегідь передбачити контакти з пресою, спланувати проведення власних презентацій, прес-конференцій, В«Круглих столівВ», включивши їх в програму паралельних заходів виставки. br/>
2.4. Робота на ВИСТАВКОВОМУ стенді.
Робота на стенді починається з організації самого стенду. Для початку визначається місце стенду на виставці . Головними факторами при визначенні місця для стенду стають цілі та бюджетні можливості фірми. Найкращими вважаються місця в центрі виставкової площі, на поворотах, при вході не виставка. Однак ці місця можуть коштувати дорожче. Переважні кутові стенди, а так само стенди в проходах.
Необхідно вирішити, як краще представити свою компанію, щоб досягти поставлених цілей: чи слід подати її як просунуту, сучасну компанію, або, навпаки, показати як традиційно стриману фірму. Форма, колір і дизайн допоможуть створити образ за вашим вибором.
Намагайтеся використовувати в демонстрації прийоми, що привертають увагу проходять повз постітелей.
При щорічному участь у кількох виставках варто подумати про те, щоб використовуваний експозиційний матеріал міг витримати багатократну транспортування. Доцільно придбання багаторазових модулів, використовуваних на різних виставках. Це значно скоротить витрати. p> При організації участі фірми у виставці слід:
1. Уточнити у адміністрації виставки, хто відповідає за встановлення та демонтаж стендів - працівники виставки за контрактом, або ваш власний персонал. Це може бути важливим фактором при визначенні витрат і виборі типу стенду.
2. Вирішити, який продукт і як буде представлений в експозиції (визначаються ділянки показу, необхідність особливої вЂ‹вЂ‹графіки або спеціальних ефектів, засоби зберігання експозиційних матеріалів).
3. Знати, як краще продемонструвати обнародувано послуги (відеоперегляди, макети, і пр.).
4. Знати, які побутові послуги (електрика, стік води, підвезення, зберігання) повинні бути забезпечені на стенди і яким чином. p> 5. Визначити, який вид транспорту потрібно. Форма, розмір і вага експонатів визначають вибір виду транспорту (автофургон, вантажівка, автобус тощо). Точне знання транспортних потреб заздалегідь допоможе вибрати найбільш економічний з наявних способів транспортування. Зазвичай на виставці є офіційний субпідрядник для перевезення вантажів і вантажно-розвантажувальних робіт, який має високу компетенцією в питаннях, пов'яз...
