документів реєструється (розписуються обидва співробітники - і той, хто бере документ і той хто його видає) і перевіряється порядок роботи з ними (наприклад, порушенням вважається залишення даних документів на столі під час обіду, передача іншим особам, винос за межі службових приміщень).
. Знищення документа. Конфіденційні документи, що втратили практичне значення і не мають якої-небудь правової, історичної чи наукової цінності, термін зберігання яких закінчився (або не закінчився), підлягають знищенню. Для цього створюється комісія (не менше 3 чоловік) в присутності якої виробляється знищення. Потім члени комісії підписують акт про знищення. Паперові документи знищуються шляхом спалення, дроблення, перетворення на безформну масу, а магнітні й фотографічні носії знищуються спаленням, дробленням, розплавленням і ін
. Контроль за дотриманням правил зберігання і використання документів, що містять конфіденційну інформацію, здійснюється за допомогою перевірок. Вони можуть бути як регулярними (щотижневими, щомісячними, щорічними), так нерегулярними (вибірковими, випадковими). У разі виявлення порушень складається акт і приймаються заходи, які у майбутньому запобігти порушення такого роду. p align="justify"> Слід контролювати не тільки документи, що містять конфіденційну інформацію, але і папери з печатками, штампами, бланки. Бланк - аркуш паперу з відбитком кутового або центрального штампа, або з надрукованим будь-яким способом текстом (або малюнком), використовуваний для складання документа. Особливу увагу слід приділяти охороні так званих бланків суворої звітності, що містять номер (серію), зареєстрованих одним зі встановлених способів і мають спеціальний режим використання. br/>
3. Скласти довідку
Довідка - це документ, що містить підтвердження подій, фактів. У діловодстві підприємства найчастіше за все складаються довідки, що підтверджують роботу та оплату праці працівників. Керівництво підприємства зобов'язане видавати на прохання співробітника довідку про роботу в даній організації. p align="justify"> Для зручності оформлення можна підготувати довідки формалізованого виду на бланку формату А5, мають адресні дані підприємства і трафаретний текст.
Довідки починаються з вказівки в називному відмінку прізвища, імені та по батькові (повністю) особи, про яку даються відомості, його посади.
У правому верхньому куті вказується місце подання довідки.
На довідці повинна обов'язково стояти дата її підписання. У тих випадках, коли ведеться облік видачі довідок, ставлять порядковий номер довідки поруч з датою. p align="justify"> Одним з варіантів довідки є довідка, складена за запитом керівництва і містить інформацію з виробничої тематиці, наприклад, довідка про динаміку зростання собівартості продукції за квартал.
Довідки, складені за запитом зовнішніх організацій, повинні бути підписані керівником підприємства.
Довідки з виробничої тематики складають у двох примірниках, один з яких направляється адресату, другий - підшивається до справи.
Реквізити довідки наступні:
місце подання довідки (допустимо вказувати в тексті довідки),
назва і координати організації, що видала довідку,
штамп організації, що видала довідку,
найменування виду документа,
дата,
текст довідки,
підпис посадової особи,
печатка організації.
Приклад:
В
4. Завдання
трудової документ таємниця виробничий
У правій частині таблиці написати правильний варіант фрази з урахуванням особливостей офіційно-ділового стилю.
Запропоноване напісаніеПравільное напісаніеДавать пропозиції щодо проектуПредоставіть пропозиції щодо проектуВидать кредит приватному ліцуПредоставіть кредит приватному ліцуВладеть правом собственностіІметь у своїй собственностіВходіть законної сілуВступает законної сілуПосодействовать сотруднікамОказать підтримку сотруднікамПоддержать сотрудніковОказать помощьОтремонтіровать кровлюОтремонтіровать дах зданіяМоя автобіографіяОпісаніе моєї жізніАдресовать запит до діректоруЗапрос адресований до діректоруСогласно штатного распісаніяВ відповідно до штатного распісаніемБолее краще застосування средствСамое краще застосування средствСвободная вакансіяВакантная должностьВложенія на строітельствоІнвестіціі в строітельствоМногіе співробітники отримали виговораМногім співробітникам були зроблені замечаніяСо всіма співробітниками укладені договораСо всіма співробітниками укладені договораЗаведующая отделаЗаведующая отд...
