тановлена ​​трудовим законодавством процедура прийому на роботу передбачає обов'язкове оформлення роботодавцем наступних документів:
трудового договору, підписаного працівником і роботодавцем;
документа, що підтверджує ознайомлення працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з трудовою діяльністю працівника, колективним договором, обробкою персональних даних працівника;
наказу про прийом на роботу працівника, підписаного працедавцем чи іншою уповноваженою особою, що оголошується під розпис працівникові;
у трудовій книжці робиться запис відповідно до наказу про прийом на роботу;
особистої картки працівника, до якої вносяться відповідні відомості про працівника;
в бухгалтерії організації відкривається особовий рахунок працівника.
2. Робота з конфіденційними документами
Конфіденційна інформація, в тому числі комерційна таємниця, як правило, міститься у вигляді будь-яких документів - традиційних, паперових, або електронних. Ці джерела інформації можуть бути об'єктами неправомірних посягань і, отже, потребують захисту. Конфіденційна інформація на великих підприємствах, підприємствах мають кількох власників являє собою більш складний об'єкт захисту. p align="justify"> Всі документи у фірмі діляться на три категорії: вхідні, вихідні і внутрішні. Першим кроком у забезпеченні захисту інформації є виявлення із загальної маси документів, що містять цінну для фірми комерційну інформацію. Складається перелік конфіденційних документів. Потім вводяться ступеня конфіденційності інформації (або грифи обмеження доступу до документів) і кожному документу присвоюється відповідний гриф. Даний перелік складається спеціальною комісією (у великих фірмах), або секретарем-референтом фірми (спеціальним співробітником). Потім він узгоджується з начальниками відділів, служб і затверджується керівником фірми. У переліку документів вказуються категорії працівників, які за посадою можуть користуватися цими документами. Гриф обмеження доступу до документа встановлюється на певний строк. Кожен документ, віднесений до тієї чи іншою мірою конфіденційності повинен на титульному (першому) аркуші мати у правому верхньому кутку позначку про грифі. p align="justify"> Порядок роботи з документами, що становлять комерційну таємницю, регламентується спеціальною інструкцією по закритому діловодства, яка регулює порядок документування та організації роботи з конфіденційними документами, що включає наступні розділи: "Загальні положення" - на основі чинного законодавства і нормативно-методичних документів визначається поняття комерційної таємниці, встановлюються цілі даної інструкції, визначаються люди або підрозділи, відповідальні за роботу з документами, що становлять комерційну таємницю; "Документування діяльності фірми, що становить комерційну таємницю" - визначаються види конфіденційних документів, порядок їх підготовки та оформлення , що привласнюються грифи обмеження доступу до документів; "Організація роботи з документами" - встановлюється порядок присвоєння грифів і правила роботи з документами, що містять комерційну таємницю.
Процес забезпечення збереження інформації в документах містять комерційну таємницю здійснюється у відповідності з основними стадіями "життєвого" циклу документа. Цими стадіями є наступні. p align="justify">. Отримання (відправлення) документа. Документ, що надходить у фірму і містить гриф конфіденційної інформації, має бути переданий тільки секретарю-референту або інспектору закритого діловодства і зареєстрований. Далі, він передається керівнику, а останній визначає безпосереднього виконавця по даному документу, що має допуск до цієї категорії документів, і адресує документ йому. Аналогічний порядок при відправленні документа - підготовка документа, підпис керівника, реєстрація в спеціальному журналі секретарем-референтом і відправка. p align="justify">. Зберігання документа. Всі документи, що містять конфіденційну інформацію, повинні зберігатися у спеціально відведених, що закриваються приміщеннях, в замкнених шафах, столах або ящиках. Документи ж становлять комерційну таємницю - тільки в металевих сейфах, обладнаних сигналізацією. Всі приміщення повинні опечатуватися. Слід мати на увазі, що при визначенні ступеня конфіденційності документа проводиться також визначення терміну протягом якого вона діє Після закінчення терміну можливі різні дії: 1) гриф може бути продовжений, 2) гриф може бути знятий і документ стає відкритим, 3) документ знищується.
. Використання документа. Система доступу співробітників, які не мають відповідних прав за посадою, до конфіденційних документів повинна мати дозвільний характер. Кожна видача таких ...
