ому.
Виконані документи списуються в справу. У РКК заносяться реквізити архівного зберігання документів [3 C. 48 - 49]. p align="justify"> При реєстрації документів склад реквізитів реєстраційно-контрольної картки (РКК): кореспондент, короткий зміст, дата створення, реєстраційний номер документа, підпис, резолюція, тематика, гриф доступу, відмітка про наявність додатків, номенклатура, склад документа та ін Деякі реквізити, наприклад, резолюції, звіти, адресати, кореспонденти можуть мати множинне значення. РКК об'єднуються в картотеки - підмножини документів знаходяться у віданні структурних підрозділів організації. Відомості про одне й те ж документі можуть перебувати одночасно в різних картотеках. p align="justify"> При руху документів основним інструментом управління розташуванням документа є резолюція. При введенні резолюції визначаються робочі місця виконавців, відповідального виконавця, контролера і передає їм відповідні повідомлення про необхідність виконання резолюції (доручення). При цьому виконавці і контролер одночасно отримують доступ до тексту резолюції, РКК документа і самого документу. Введення виконавцем звіту про виконання призводить до появи повідомлення на робочому місці контролера і відповідає за відповідальність виконавця. p align="justify"> При обробці і зберіганні власне документів з карткою може бути пов'язано будь-яке число файлів. Ці файли можуть надходити лініями зв'язку або вводитися безпосередньо в організації з використанням клавіатур, сканерів, мікрофонів та інших пристроїв підключаються до комп'ютера. Файли документів можуть зберігатися або в файлової системі, або безпосередньо в базі даних, або в гіпертекстової формі (HTML-документи) в Інтернет/Інтранет-мережі. p align="justify"> Документи, які обробляються, наприклад, в органах державної влади, традиційно мають дві форми - паперову та електронну, що є наслідком того, що сучасні засоби підготовки документів передбачають електронну форму їх зберігання, а нормативна база та усталені правила поводження - паперову.
Правовий статус електронного документа: юридична сила електронного документа забезпечується використання електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який ідентифікує автора відправленого електронного документа і забезпечує можливість зміни документа в процесі доставки.
ЕЦП використовується як аналог власноручного підпису або печатки (у разі юридичної особи). ЕЦП додається до блоку даних і дає можливість одержувачу блоку перевірити джерело і цілісність даних. Згідно з пунктом 3 ст. 8 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" електронний документ не може використовуватися як оригінал, коли мова йде про: свідоцтво про право на спадщину; документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному примірнику, крім існування центрального сховища оригіналів електронних документів, інші випадки передбачені законом. У такому...
