обою зафіксовану на матеріальному носії інформацію у вигляді набору символів, звукозапису або зображення, призначені для передачі в часі і просторі з використанням засобів електрозв'язку з метою зберігання та громадського використання. Електронний документ повинен бути представлений у формі, зрозумілій для сприйняття людиною. p align="justify"> Електронний документ окремо від носія, існує у двох формах: пасивній - зберігання, і активної - передача та обробка, в тому числі, візуалізація при необхідності сприйняття людиною. Не можна говорити про обов'язкову фіксації або про стан електронного документа, якщо розглядається активна форма його існування - той проміжок часу, протягом якого він сприймається, обробляється або передається. p align="justify"> Виділяють такі функції електронного документа в системі управління:
- забезпечення ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях;
- ефективний доступ всіх співробітників до інформації і знань;
- підтримка комунікацій усередині підприємства за рахунок коштів розвиненою маршрутизації електронного документа;
- горизонтальний і вертикальний обмін між органами державного управління, між органами державного управління та громадянами [11 C. 40].
.3 Життєвий цикл і юридична сила електронних документів
Електронні документи проходять деякі етапи на підприємстві, які складають їх життєвий цикл.
Реєстрація документів та збереження відомостей про них в базі даних: оформлення реєстраційно-контрольної картки (РКК) з відомостями про документ. Зареєструватися можуть документи, що надійшли ззовні, створені всередині організації (накази, розпорядження, договори, акти, рахунки і т.д.), у т.ч. проекти документів.
Обробка і збереження власне документів: отримання або створення файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі (наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текст, аудіо або відеоматеріал і т.д.) і пов'язані з РКК.
Рух документів: переміщення доручень і документів мережею персональних комп'ютерів, яке реалізується шляхом застосування механізмів організації потоку робіт (Workflow).
Відправлення документів: формуються реєстри відправки для експедиції установи або здійснюється відправлення документів за допомогою систем електронної пошти.
Контроль виконання: документи заносяться в реєстраційно-контрольну картку відомства про постановку документа на контроль, зберігаються контрольні резолюції та здійснюється контроль за роботою виконавців по резолюціях і виконанням документів по розділах і в ціл...
