рто визначити, наскільки ваша інформація цікава представникам ЗМІ, адже можна обмежитися розсилкою прес-релізу. Хоча можна відзначити, що середня за якістю прес-конференція забезпечує значно більший вихід матеріалів у ЗМІ, ніж самий хороший прес-реліз. У будь-якому випадку, прес-реліз необхідний на етапі підготовки прес-конференції в Як розігріваючої інформації і після завершення акції як додатковий матеріал. Крім того, в прес-релізі також містяться всі необхідні координати організаторів, щоб журналіст міг при необхідності задати уточнюючі питання.
Після розсилки прес-релізів необхідно переконатися в отриманні, зателефонувавши по телефону. Напередодні переперевіряється кількість взяли запрошення, тих, хто відвідає прес-конференцію. За добу до прес-конференції доцільно обдзвонити ключові ЗМІ з метою з'ясувати, чи отримано запрошення? чи планується явка? чи не потрібна якась додаткова інформація? У розсилають запрошення слід вказати:
- місце, день і час проведення прес-конференції, її приблизну тривалість;
- загальну тематику прес-конференції та перелік основних питань, передбачуваних до розгляду;
- прізвища і посади основних учасників прес-конференції з боку її організаторів.
У запрошенні не рекомендується докладно перераховувати і коментувати основні питання прес-конференції, щоб не послабити інтерес представників ЗМІ до майбутньої події.
Запрошення розсилаються по редакціях, природно, заздалегідь. Якщо в ньому буде позначена прохання відразу підтвердити участь, то організатори будуть заздалегідь знати, скільки журналістів будуть присутні в залі, на скільки персон готувати фуршет або коктейль. (До речі, якщо коктейль намічається, в запрошенні прийнято згадувати про це).
Акредитація (час і місце) оголошується також у запрошенні.
Інформаційний пакет документів (прес-кіт) готується заздалегідь - На підготовчому етапі визначається перелік документів, підбір їх в папки.
Сценарій прес-конференції містить перерахування всіх подій майбутньої прес-конференції із зазначенням виконавців і часу (у хвилинах!), відведеного на кожну з цих частин єдиного заходи:
- відкриття, представлення господарів (організаторів) прес-конференції;
- вступне слово ведучого;
- виступи (інформаційні повідомлення);
- питання і відповіді;
- закриття;
- неофіційна частина, що включає перегляд слайдів, відеороликів і т.п.
Припустимо запрошувати на прес-конференцію будь-яку кількість людей, які не є журналістами, але мають відношення до обговорюваної проблеми, це лише піднімає статус прес-конференції та збільшує вихід матеріалів у ЗМІ. Важливо присутність В«впізнаваних персонажівВ». Тому потрібно заздалегідь налагодити з ними контакт і запросити, зацікавивши їх. Для того, щоб зацікавити як можна більшу кількість важливих (і потрібних) людей, необхідно поставити під чолі обговорення тему, загальну і актуальну для всіх запрошуваних...
