обі наступні зони, представлені на малюнку 15.2:
а) зону вихідних відомостей про документ (обліковий номер і гриф конфіденційності; дата друкування, вид та короткий зміст, підрозділ та прізвище виконавця, номер носія, з якого друкувався проект документа та ін);
б) зону робочих відомостей про документ (розписи за знищення чернетки і дата; дата видачі; кількість аркушів, примірників; кому виданий та ін);
в) зону відміток про відправлення та повернення документа;
г) зону відміток про передачу документа на інші ділянки служби КД або русі документа;
д) зону відміток про підшивці документа в справу або взяття його на інвентарний облік;
е) зону відміток про знищення документа.
В
Малюнок 1.2 - Зони облікової картки
Облікова картка реєструється в журналі обліку карток підготовлених документів, що має графи: обліковий номер і гриф конфіденційності; підпис співробітника ділянки підготовлених документів за отримання картки документа і дата; примітка.
Таким чином, підготовлений чернетка і проект майбутнього документа постійно перебувають під контролем служби КД незалежно від місця і способу їх виготовлення. Цим певною мірою забезпечується збереження інформації, яку керівництво фірми вирішило зафіксувати на тому чи іншому типі носія. Якщо відкриті документи реєструються тільки після їх підписання або затвердження керівником, то конфіденційні документи - до виготовлення проекту документа з чернетки. Процес превентивного, запобіжного контролю за документуванням конфіденційної інформації та технологічна реалізація цього процесу входять обов'язковою складовою частиною в структуру системи захисту інформації від несанкціонованого доступу до інформації сторонньої особи і втрати носія або конфіденційності інформації. Цікаво, що ще не узгоджений остаточно, чи не підписаний і не затверджений проект конфіденційного документа на етапі закінчення роботи над чернеткою обов'язково зафіксований за двома видами обліку: по-перше, з обліку носіїв документованої інформації і, по-друге, з обліку підготовлених документів, у обліковій картці якого послідовно відбивається хід робіт над проектом документа в процесі його виготовлення, видання, подальшого виконання або відправлення, зберігання або знищення.
У процесі виготовлення конфіденційного документа повинні бути вирішені наступні задачі забезпечення захисту інформації:
- запобігання несанкціонованого виготовлення конфіденційного документа ким-небудь з персоналу фірми, навіть за наявності об'єктивних передумов для такої дії; посилання на подальше отримання дозволу на видання не повинні мати сили;
- забезпечення контролю за збереженням носіїв, на яких пос...
