n="justify"> У відділі розрізняється три основних потоку документації:
документи, що надходять із сторонніх організацій, громадян - входять;
документи, що направляються в інші організації і громадянам - вихідні;
документи, створювані безпосередньо у відділі і використовувані в управлінському процесі (листи, доповідні, службові записки) - внутрішні.
Основним принципом реєстрації документів є однократність.
Прийом, обробка, реєстрація та розподіл надходить у відділ кореспонденції здійснюється канцелярією.
Надходить у відділ кореспонденція приймається працівником канцелярії у листоноші. Перед розкриттям поштових відправлень перевіряється збереження їх упаковки і правильність адресування.
У канцелярії розкриваються всі конверти (за винятком конвертів з позначкою «особисто»). Конверти від надходить кореспонденції зберігаються і додаються до документів лише в тому випадку, коли тільки по них можна встановити адресу відправника або коли дата поштового штемпеля має значення як доказ часу відправлення та одержання документа. Конверти, в яких надійшли звернення громадян, додаються до звернень [2].
Реєстрація кореспонденції здійснюється в день її надходження у відділ. На лицьовій стороні отриманого документа в правому нижньому кутку ставиться реєстраційний штамп, що містить інформацію про дату надходження документа і реєстраційний номер. Основні відомості про вступників документах заносяться в реєстраційні форми електронної бази даних «Службова кореспонденція», які зберігаються в електронному вигляді та на паперових носіях у формі журналу.
Для забезпечення інформаційної сумісності встановлюється наступний склад реквізитів для обліку вхідних документів у реєстраційні форми електронної бази даних канцелярії [2]:
реєстраційний вхідний номер документа;
кореспондент;
найменування документа;
дата документа;
короткий зміст (заголовок до тексту);
резолюція (виконавець, зміст доручення, термін виконання доручення, автор резолюції).
Перелік вхідних документів, що не підлягають реєстрації:
друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
копії документів, що надійшли для відомості;
вітальні листи і телеграми;
форми статистичної звітності;
запрошення;
бухгалтерські документи.
У канцелярії на цих документах ставиться тільки дата надходження.
Документи, адресовані безпосередньо посадовим особам (відповідальним виконавцям), після реєстрації передаються за призначенням. Зареєстровані документи передаються керівництву відділу (відповідно до розподілу обов'язків) для розгляду та винесення резолюції. Документи, розглянуті керівництвом, спрямовуються на виконання з відмітками у реєстраційних формах не пізніше наступного робочого дня.
Виконання документа передбачає: збір і обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на затвердження (підписання) керівництвом відділу, підгото...
