вку до пересилання адресату. Документ підлягає виконанню протягом 30 календарних днів (якщо інший термін не встановлений в резолюції керівництва відділу або в самому дорученні).
Вихідні службові листи та інші документи до передачі на реєстрацію і відправку в канцелярію перевіряються виконавцем документа на наявність необхідних реквізитів: підписи, адресата, необхідних додатків, посилання на номер і дату вхідного документа, прізвища виконавця і номера службового телефону. Лист-відповідь, що містить на бланку посилання на його дату і номер, передається на реєстрацію разом з ініціативним документом.
Працівник канцелярії, який здійснює реєстрацію, перевіряє правильність оформлення вихідних документів і наявність додатків. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям для доопрацювання. Дата та реєстраційний вихідний номер документа проставляються працівником канцелярії.
Встановлюється наступний склад реквізитів для обліку вихідних документів в реєстраційній формі електронної бази даних канцелярії:
дата документа;
реєстраційний вихідний номер документа;
номер і дата документа, на який надсилається відповідь;
кореспондент;
адресат;
найменування документа;
короткий зміст (заголовок до тексту).
Відправка вихідної кореспонденції проводиться тільки канцелярією. Документи, що підлягають відправці повинні оброблятися і відправлятися в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.
Внутрішні документи - документи, створювані безпосередньо у відділі і використовувані державними цивільними службовцями в управлінському процесі (доповідні, службові записки).
Для забезпечення інформаційної сумісності встановлюється наступний склад реквізитів реєстраційних форм електронних баз даних (реєстраційних журналів) з обліку внутрішніх документів:
реєстраційний номер внутрішнього документа, присвоєний за місцем його виконання;
дата документа;
кореспондент;
адресат;
найменування документа;
короткий зміст (заголовок до тексту).
Внутрішні документи реєструються в реєстраційно-контрольної формі електронної бази обліку вхідних документів у категорії «внутрішні документи». Передача документів між співробітниками відділу здійснюється через канцелярію під розпис у журналі?? Еєстрація вхідної кореспонденції.
Для забезпечення ефективного використання інформації при прийнятті рішень у відділі використовуються пошукові системи за документами, як у традиційному, так і в електронному вигляді.
Інформація про документи, отримана при їх реєстрації, надходить в пошукову систему, яка включає в себе картотеки та класифікаційні довідники:
класифікатор видів документів;
класифікатор кореспондентів;
класифікатор виконавців;
номенклатура справ.
Крім перерахованих в пошуковій системі можуть використовуватися й інші класифікатори залежно від потреб введення і пошуку докуме...
