="justify"> Титульний аркуш містить відомості, що розкривають повна назва державного архіву, де зберігаються документи фонду; повна назва фонду з перерахуванням всіх перейменувань, якщо вони були, та скорочене найменування (у круглих дужках); номер фонду; номер опису; назва опису (найменування структурної частини або роки, за які справи включені в опис).
У змісті (змісті) розділів опису і довідкового апарату до неї перераховуються передмова, список скорочень, назви всіх розділів, підрозділів, включених в опис, покажчики, перевідні таблиці шифрів. Проти кожної назви ставляться номери відповідних листів опису.
Передмова - один з найважливіших елементів довідкового апарату. Якщо фондообразователей - установа, то в передмові необхідно коротко висвітлити його історію:
історичні умови, історичну обстановку, в якій виникло і діяло установа - фондообразователей;
дату освіти і підпорядкованість установи - фондоутворювача;
функції, масштаб діяльності, структуру установи - фондоутворювача та їх зміни;
організацію системи діловодства;
дати та причини ліквідації або реорганізації установи - фондоутворювача.
Далі у передмові дається історія фонду, тобто коли і за яких обставин фонд опинився в архіві, його склад, зміст, обсяг документів; висвітлюється робота з документами після надходження фонду в архів (особливості опису, експертиза цінності, систематизація документів у фонді).
У заключній частині передмови розкривається склад довідкового апарату до опису, основи його побудови і вказівки про порядок користування ним.
Список скорочень являє собою алфавітний перелік зустрічаються в опису скорочено написаних слів. Список супроводжується повним найменуванням скорочених слів. Скорочення вводяться з метою економії місця для част?? зустрічаються слів в тексті опису, а також для розкриття абревіатур у складі довідкового апарату та досягнення однаковості в передачі змісту документів.
Загальноприйняті скорочення, не потребують спеціальних роз'яснень (тобто, т.д., пр. та ін.); позначають назву мір ваги, часу, простору, що відносяться до цифр або яким-небудь найменуваннями і не викликає двоякого тлумачення (кг, хв, см, м), а також увійшли до розмовну і письмову мову скорочення слів, подібно таким, як ревком, профком , в список скорочень не включаються.
Покажчики до опису являють собою перелік предметних понять, що зустрічаються в описі, з необхідними поясненнями і посилальними даними. Завдання покажчиків - прискорити і полегшити тяжкий труд користувача по роботі з вашою описом. Покажчики по виду можуть бути предметними (загальними і спеціальними), іменними, географічними (як різновиду предметних), хронологічними та ін.
Можливі комбіновані покажчики при незначній кількості особистих імен, географічних назв і предметів.
До підготовленої архівного опису обов'язково повинна бути складена заверительная напис на окремому аркуші - засвідчувач. У засвідчувального напису зазначається кількість аркушів в опису. Листи власне опису і довідкового апарату до неї пронумеровуються у валовому порядку. Засвідчувальний напис підписується укладачем опису, наприклад:
У опис внесено 20 (двадцять) справ з № 1 по № 20
Укладач ____________________
Дата - 00. 00. 0000
В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву. По цих описах документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання.
Описи справ структурних підрозділів складаються по встановленій формі у трьох примірниках і представляються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві.
Таким чином, архівний опис є базовим довідником російських архівів, займаючи особливе місце в системі науково-довідкового апарату. Значення опису визначається тим, що архівний опис як обліковий документ і довідник по змісту, несе велике інформаційне навантаження і, крім того, є основою для складання інших типів архівних довідників.
. 2 Історія створення архівного опису
Опис є одним з найдавніших архівних довідників.
Розглянемо історію цього важливого довідкового посібника.
Перші опису почали створюватися ще в XIII столітті. Їх цільове призначення зводилося до обліку та охорони документів.
Разом з тим опис...
