еля (додаток 4) та довідкового апарату.
Описова стаття опису являє собою сукупність відомостей про одиницю зберігання і складається з наступних елементів:
1) порядкового номера;
2) діловодного індексу (номера справи за номенклатурою або старого інвентарного номера);
3) заголовка справи і в ряді випадків анотації документа;
4) крайніх дат документів у справі (число, місяць, рік);
) кількості аркушів у справі;
) приміток.
Кожному з елементів статті, що виконує певну функцію, відповідає своя графа в аркуші опису.
Графа 1 - «Порядковий номер» - відображає облікову функцію опису, закріплює послідовність розташування справ у фонді. Присвоєний в порядку валової нумерації номер останньої статті вказує на кількість одиниць зберігання, включених в опис. При зміні кількісного складу справ опису робиться відповідний запис у кінці опису («Підсумкові записи»).
Графа 2 - «діловодних індекс» - це номер справи, присвоєний в діловодстві.
Графа 3 - «Заголовок справи» - відбиває інформаційну функцію опису, розкриваючи склад і зміст документів кожної справи.
У заголовку не повинно бути ніяких довільних скорочень, тільки загальноприйнятих або передбачених у списку скорочень, складеному держархівом. Найменування установ, організацій та підприємств (авторів, кореспондентів) дається при першому їх згадуванні повністю, а в дужках - загальноприйняте скорочення. У цю ж графу опису з нового рядка після основного заголовка заноситься анотація документів. Текст анотації розташовується на відстані двох сантиметрів від лівого краю графи.
Графа 4 - «Крайні дати» - розкриває дати початку і закінчення справи. Найменування місяця, як правило, пишеться прописом. При позначенні дати спочатку вказується число, потім місяць і рік. Якщо крайні дати включають 1 рік, то для їх написання в графі відводиться 3 рядки, а якщо крайні дати включають 2 роки, то - 4 рядка.
Останній рядок дати повинна збігатися з останнім рядком заголовка.
Графа 5 - «Кількість аркушів» - дає уявлення про обсяг одиниці зберігання. Зазвичай аркуші нумеруються у правому верхньому куті.
При складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються наступні вимоги:
. Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
. Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться до опису під самостійним номером);
. Порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років; порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за узгодженням з архівом;
. Графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
. При внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами Те ж raquo ;, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
. Графа опису Примітки використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій тощо.
У кінці опису вслід за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якому вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обмовляються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних і пропущених номерів).
Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу.
Закінчений опис оформляється відповідним чином, тобто складається довідковий апарат. Він виконує дві функції: по-перше, прискорює пошук відомостей по власне опису і, по-друге, надає
додаткову інформацію про фонд.
Склад довідкового апарату до опису включає:
титульний лист (додаток 5);
зміст;
передмову;
список скорочень;
покажчики.
Це основні елементи довідкового апарату, але опис може містити й додаткові елементи - перекладні таблиці, бібліографію, термінологічний словник.
