ри бухгалтерії, розподілу обов'язків, формалізації системи ведення документообігу, вивчення інформаційних зв'язків і маршрутів руху інформації.
Перед автоматизацією обліку необхідно привести його в порядок, вдосконалити. Потрібно проаналізувати всі форми первинних документів, які використовуються в бухгалтерському обліку, та можливість заміни не уніфіковані форм уніфікованими, проаналізувати реквізити і показники документів.
Роботи з постановці завдань, які необхідно виконати бухгалтеру.
Розробити робочий план рахунків.
Особливу увагу при цьому необхідно приділити собачаться і аналітичними рахунками. По кожному рахунку, субститут може бути необхідно вести кілька видів аналітичного обліку. Аналітичний облік найбільш трудомісткий, його дані використовуються не тільки обліковими працівниками, а й усіма керівниками.
Потрібно скласти локальні класифікатори масивів постійної (довідкової) інформації (підрозділів, співробітників, товарно-матеріальних цінностей і т.д.).
Вибір постійної інформації з довідника полегшує заповнення документів. Багато класифікаторів (довідників) використовуються для ведення аналітичного обліку, тобто показники в них являють собою аналітичні рахунки.
Показники потрібно впорядкувати, розбити на групи, привласнити коди, які повинні полегшити пошук, групування інформації. Системи класифікації та кодування інформації розглянуті в спеціальній літературі. Ця робота особливо необхідна для тих масивів, кількість показників в яких обчислюється сотнями і тисячами (матеріали). Без правильної класифікації та кодування з масивами незручно працювати, що може призвести до помилок (повторне введення і порушення аналітичного обліку).
Проаналізувати і вдосконалити документообіг по кожній ділянці обліку, по кожному автоматизованого робочого місця: форми первинних документів, показники і реквізити, які містяться в них, порядок і терміни їх заповнення.
По можливості передбачити використання уніфікованих форм, так як вони розроблені з урахуванням автоматизованої обробки і більшість з них вже містяться в бухгалтерських програмах. Форми документів, які в програмі відсутні, доведеться формувати і вводити додатково.
Бажано, щоб накладення первинних документів відбувалося одночасно з їх складанням або отриманням, потім їх можна роздрукувати. У комп'ютер необхідно вводити всі реквізити документів. Повинні проводитися одноразове введення інформації, а якщо документи пов'язані інформаційно, то це має бути зазначено бухгалтером.
Багато бухгалтерських кореспонденцій однотипні, тому їх введення в комп'ютер слід автоматизувати, хоча потрібно передбачити можливість вручну ввести, якщо знадобиться, будь-яку кореспонденцію.
Але буде зручніше і правильніше, якщо більша частина бухгалтерських кореспонденцій буде складатися автоматично на основі відповідних первинних документів, які і передбачає більшість бухгалтерських програм.
Необхідно розглянути, як буде відбуватися введення всіх кореспонденцій.
Вихідні документи (реєстри і звітні форми) формуються автоматично на основі введеної в комп'ютер інформації. 1С: Підприємство пропонує досить широкий набір вихідних форм, які при необхідності можна змінити або ввести нові.
Якщо обсяг бухгалтерських робіт невеликий, а підприємство не має достатньо фінансових ресурсів, то можна передбачити виконання частини робіт вручну (введення кореспонденцій вручну, а не за документами, розподіл накладних витрат, закриття рахунків та ін.).
Для найбільшої ефективності впроваджуваної автоматизованої системи бухгалтерського обліку слід автоматизувати роботу по всіх його ділянках. Головну книгу і оборотно-сальдовий зведення потрібно формувати автоматично.
На етапі введення автоматизованої системи в дію необхідно вказати в програмі реквізити підприємства, деякі параметри облікової політики, відкоригувати план рахунків, заповнити класифікатори та ввести вступний баланс (зручніше на 1- є число року чи кварталу).
Введення залишків по рахунках потрібно робити однією датою по всіх аналітичних рахунках, тоді сальдо за синтетичними рахунками буде отримане автоматично. Звичайно, це досить великий обсяг робіт, і виконати їх потрібно досить швидко. Ось чому до введення вступного балансу слід підготуватися, по можливості залучити до цієї рутинній роботі не тільки бухгалтерів, а й спеціальних помічників.
При дуже великих обсягах бухгалтерських робіт введення нової системи в дію можна робити окремо по ділянках обліку, але тільки після виконання всіх попередніх робіт, оскільки ділянки обліку, взаємозалежні між соб...
