ошових коштів на проведений захід:
· звіт про витрати на проведення ділової зустрічі;
· авансовий звіт з доданими документами, що підтверджують зроблені витрати.
Складається авансовий звіт в одному примірнику підзвітним і здається на перевірку в бухгалтерію і на затвердження керівником. При заповненні лицьового боку бланка працівник, який здобув гроші під звіт, вказує наступну інформацію:
· найменування організації, що видала гроші під звіт;
· номер і дату документа;
· найменування структурного підрозділу, в якому він працює;
· ПІБ та посада;
· призначення авансу (на представницькі витрати);
· в таблиці зазначаються дані про попередньому авансі (сума залишку або перевитрати), якщо такі є, сума виданого авансу і витрачених грошей, а також їх залишок або перевитрата (в руб. і коп.).
На зворотному боці бланка авансового звіту підзвітна особа вказує перелік документів, що підтверджують витрати (копії касового чека, рахунки підприємств громадського харчування, квитки, послуги перекладача), їх номер і дату, а також суму витрат на підставі даних документів, внизу під таблицею ставить свій підпис.
. Практичні аспекти обліку розрахунків з підзвітними особами
Облік за розрахунками з підзвітними особами ведеться на рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Це активно-пасивний рахунок, сальдо якого відбиває суму заборгованості підзвітних осіб підприємству чи суму відшкодованого перевитрати і знову видані під звіт на підставі видаткових касових ордерів, за кредитом - суми, використані, відповідно до авансовим звітам і здані до каси за прибутковими касовими ордерами. Підзвітні суми, не повернуті працівниками у встановлені терміни, відображаються за кредитом рахунка 71 «Розрахунки з підзвітними особами» і дебетом рахунка 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Надалі ці суми списуються з рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей» в дебет рахунку 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» (якщо вони можуть бути утримані з оплати праці працівника) або 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» ( коли вони не можуть бути утримані з оплати праці працівника) .Аналітіческій облік за рахунком 71 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться по кожній сумі, виданої під звіт.
2.1 Організація обліку розрахунків з підзвітними особами
Службове відрядження на території РФ
Службовим відрядженням визнається поїздка працівника за розпорядженням керівника організації для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи .Під час відрядження (у тому числі за час перебування в дорозі) за відрядженим працівником зберігається середній заробіток за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.
Підприємства, як правило, ведуть спеціальні журнали - «Журнал обліку працівників, які прибули з відрядження» і «Журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження», в яких працівник, який відбуває у відрядження, повинен своїм підписом підтвердити факт отримання посвідчення на відрядження. Працівники відповідальні за ведення цих журналів, призначаються наказом керівника підприємства.
Фактичний час перебування у відрядженні при розрахунку добових визначається за відмітками в посвідченні про відрядження (форма № Т - 10), яке виписується відділом кадрів на підставі наказу керівника. У ньому вказується прізвище, ім'я, по батькові працівника, термін, місце і мету відрядження. Також повинні проставлятися відмітки про вибуття у відрядження, прибуття в пункт призначення, вибуття з них і прибуття на місце постійної роботи. Після повернення з відрядження працівник здає в бухгалтерію організації посвідчення про відрядження і складає авансовий звіт (форма №АО - 1), який підтверджується керівником організації або особою, на це уповноваженим. До звіту додаються всі документи, що підтверджують зроблені ним витрати.
Відрядженому працівникові відшкодовуються такі витрати по відрядженню, при наявності прикладених виправдувальних документів:
· витрати по найму житлового приміщення, в т.ч. плата за бронювання місць у готелях;
· витрати по проїзду до місця відрядження і назад, в т.ч. плата за користування в поїздах постільними речами;
· витрати по проїзду транспортом загального користування до місця відрядження;
· добові за час перебування у відрядженні, в т.ч. і за час перебування в дорозі;
· різні страхові і комісійні збори;
· збори ...
