(склад інформації, терміни і способи доставки);
2. збір і розподіл інформації - процеси регулярного збору та своєчасної доставки необхідної інформації учасникам проекту;
. звітність про хід виконання проекту - обробка фактичних результатів стану робіт проекту, співвідношення з плановими аналіз тенденцій, прогнозування;
. документування ходу робіт - збір, обробка та організація зберігання документації по проекту.
План комунікацій є складовою частиною проекту. Він включає в себе [9, С. 80].
1. план збору інформації, в якому визначаються джерела інформації та методи її одержання;
2. план розподілу інформації і способи, в якому визначаються споживачі інформації і способи її доставки;
. детальний опис кожного документа, який повинен бути отриманий або переданий, включаючи формат, зміст, рівень детальності і використовувані визначення;
. план введення в дію тих чи інших видів комунікацій;
. методи оновлення та вдосконалення плану комунікацій.
План комунікацій формалізується і деталізуется залежно від потреби проекту.
Комунікаційна мережа - це з'єднання певним чином беруть участь у комунікаційному процесі індивідів за допомогою інформаційних потоків. Комунікаційна мережа включає потоки послань або сигналів між двома або більше індивідами. Комунікаційна мережа концентрується на обраних в організації зразках цих потоків, а не на те, чи вдалося передати значення або сенс послання. Однак комунікаційна мережа може впливати на скорочення або збільшення розриву між посланим і отриманим значенням.
У процесі ділового спілкування виникають наступні комунікативні бар'єри:
. Некомпетентність одного з партнерів
Некомпетентність одного з партнерів викликає почуття досади, відчуття втраченого часу. Тому дуже важливо мати справу зі знаючим фахівцем, а якщо відбулася помилка, поводитися по ситуації: якщо партнер зовсім не розбирається в проблемі, ввічливо згорнути розмову; якщо він володіє питанням частково і звернутися більше немає до кого, ввести його в курс справи, не підкреслюючи при цьому свою велику обізнаність.
. Невміння партнера ясно і послідовно висловлювати свої думки
Невміння партнера ясно і послідовно висловлювати свої думки вельми заважає спілкуванню. Тим, хто зіткнеться з таким співрозмовником, можна поспівчувати. Доведеться набратися терпіння і використовуватиму весь свій вміння слухати, задавати питання, щоб отримати від партнера хоч якусь інформацію.
. Погана техніка мови партнера, невиразна мова; скоромовка, дуже тихий або, навпаки, пронизливий голос здатні вивести з себе кого завгодно.
. Невміння слухати проявляється в тому, що партнер перебиває, починає говорити про своє або йде у власні думки і зовсім не реагує на ваші слова. Компенсувати невміння партнера слухати можна тільки своїм мистецтвом говорити.
. Бар'єр модальностей. Незнання того, що у кожної людини є свій пріоритетний канал сприйняття, нерідко ускладнює спілкування.
Знання того, що у кожної людини є певний пріоритетний канал сприйняття, робить нас терпиміше, а вміння його визначати дозволяє знайти адекватний мову спілкування з конкретним співрозмовником, зробити контакт з ним не тільки безконфліктним, але і ефективним.
Отже, для того щоб в комунікативному акті не виникав бар'єр модальностей, потрібно передавати інформацію в тій модальності, в якій готовий її сприймати партнер, в тій формі, в якій вона йому зрозуміла.
. Бар'єр характеру теж створює складності в спілкуванні. У кожної людини свій характер, але виховані, володіють собою люди вміють поводитися так, щоб їх характер ні джерелом конфлікту або навіть дискомфорту. Не всі, однак, хочуть і вміють розібратися в собі і контролювати себе. Люди з яскраво вираженими особливостями темпераменту можуть бути незручними співрозмовниками.
Мобільний співрозмовник (екстраверт-сангвінік) швидко мислить, швидко говорить, перескакує з однієї теми на іншу, тому що йому здається все ясним. Стежити за перебігом його міркувань важко, а перебивати не можна - він сердиться. Рекомендується дата такому співбесідникові висловитися до кінця і лише потім уточнити щось або навіть повернутися до початку розмови. Таких людей треба цінувати як генераторів ідей.
Домінантний співрозмовник (екстраверт-холерик) любить лідирувати в розмові. Говорить голосно, безапеляційним тоном, наполягає на своїй думці. Спробуєте поставити такого співрозмовника на місце - вийде конфлікт. Краще, зали...
