групи внутрішнього документопотока складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, особового складу і т. д. В апараті управління не рекомендується вести внутрішню переписку між посадовими особами та структурними підрозділами, замість неї повинні використовуватися Бездокументні способи обміну інформацією (телефон, переговори). Однак на практиці внутрішнє листування широко поширена. Вона оформляється доповідними (службовими) і пояснювальними записками, рапортами. p align="justify"> Рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання рішень по них, відправлення або здачі в справу утворюють документообіг організації; порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, що розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації. Але такі схеми в розглянутому прикладі відсутні через невелику чисельність самої організації. br/>
Маршрут руху вхідного документа
Секретар (реєстрація вхідного документа) Начальник служби (його резолюція) Секретар (напрям документа на виконання згідно резолюції, відмітка про постановку документа на контроль) Секретар (після виконання і зняття документа з контролю секретар підшиває документ у папку "Вхідні документи")
Маршрут внутрішнього документа
НачальнікСекретарь (реєстрація документа, постановка на контроль за необхідності, передача виконавцю, підшитий документа в папку "Внутрішні документи")
Маршрут вихідного документа
НачальнікСекретарь (реєстрація, підшитий копії документа в папку "Вихідні документи", відсилання оригіналу документа поштою, через кур'єра)
Основний відсоток кореспонденції приходить в організації через факсимільний зв'язок, на другому місці знаходиться електронна пошта.
Порядок первинної обробки документів, що надходять централізований, здійснюється секретарем. При надходженні документів, перш за все, перевіряється правильність їх доставки і цілісність упаковки: помилково отримана кореспонденція повертається на пошту або пересилається адресатові; отримана в пошкодженій упаковці кореспонденція особливо ретельно перевіряється на повноту надісланих матеріалів та наявність механічних пошкоджень. При отриманні факсимільного повідомлення перевіряється кількість отриманих сторінок та їх читаність. Про неповний отриманні повідомлення або поганій якості окремих сторінок повідомляється відправнику. p align="justify"> На всіх вхідних документах проставляється відмітка про надходження документа до організації (реквізит 29), яка складається з дати отримання та облікового порядкового номера. Відмітка про надходження проставляється в правому нижньому куті першої сторінки документа у вигляді штампа. Обсяг документів, який проходить через організацію за місяць достатньо великий. Це і накази, службові записки вищестоящого керівництва, а також вхідні листи інших організацій. Вихідна документація у вигляді звітів по виконаній роботі, листи, службові записки
3.2 Побудова інформаційно-пошукової системи
Сучасна інформаційно-пошукова система (ІПС) повинна включати інформацію про всі документи, якими володіє організація.
Основою побудови пошукових систем є реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому дати та реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей в реєстраційній формі. Головне призначення реєстрації - надання документу юридичної сили, підтвердження факту його створення або надходження. p align="justify"> Так, поки наказ не зареєстрований, він фактично не існує; якщо надійшли документ не зареєстрований, організація не бере на себе відповідальності за нього, так як не підтверджений факт його надходження.
Реєстрація переслідує три мети:
) облік документів;
) контроль за їх виконанням;
) довідкова робота за документами.
Відповідно до Державної системою документаційного забезпечення (ГСДОУ) реєстрації підлягають всі документи, що вимагають виконання, спеціального обліку та використання в довідкових цілях. Реєструються документи, використовувані всередині або направляються в інші організації, які з вищих, підвідомчих і сторонніх організацій або приватних осіб. p align="justify"> Документи реєструються один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється. p align="justify"> Реєстрація документів провадиться децентралізовано за групами документів залежно від назви, автора і змісту документів у місцях ...
