їх створення і виконання. Наприклад, накази з основної діяльності реєструються в канцелярії, накази по кадрах - у відділі кадрів, бухгалтерська документація - в бухгалтерії і т.д.
При реєстрації кожному документу присвоюється умовне позначення - індекс або номер.
У даній організації існує централізована система роботи з документами. Тут існує розподіл документів на реєстровані і незареєстровані, причому цей поділ не закріплено небудь інструкцією. Наприклад, не реєструються різні акти обстеження, тому що в даній організації їх реєстрація вважається не обов'язковою. При реєстрації секретарем ставиться в правому нижньому кутку штамп вхідного, вихідного документа, проставляється дата, присвоюється номер документа. Номер документа, його дата і короткий зміст записується в спеціальний журнал вхідних, вихідних документів. Самі журнали знаходяться на "загальному доступі" на умові "тільки для читання", в той час як секретар (або інша особа, відповідальна за ведення того чи іншого розділу електронного масиву інформації) має права на редагування і/або видалення. Внутрішні документи не реєструються. Реєстраційно-контрольні картки відсутні. Всі документи, що надходять протягом року, підшиваються в папки і зберігаються у секретаря протягом року. Надалі ці папки (справи) з документами передаються на зберігання в архів організації. p align="justify"> Розпорядчі документи (накази, вказівки, розпорядження), документи колегіальних органів (протоколи), інформаційно-довідкові (акти), бухгалтерські документи отримують в якості індексу порядковий номер з початку року в межах масиву. Номери на ці документи ставлять у момент їх реєстрації, після підписання документа. Інші найбільш важливі внутрішні документи реєструються на загальних підставах. br/>
3.3 Класифікація та систематизація документів, формування справ
Номенклатура справ в організації являє собою таку форму:
Індекс делаЗаголовок делаКол-ть одиниць храненіяПрімечанія01-01Внутренніе документи. Філія № 4 ВАТ "Ніжегородоблгаз" 01-02Входящіе документи філія № 4 ВАТ "Ніжегородоблгаз" 01-03Ісходящіе документи № 4 ВАТ "Ніжегородоблгаз"
У даній номенклатурі не вказано структурний підрозділ, назву організації, терміни зберігання і номери статей за переліком. Дана номенклатура являє собою як би виписку з оригіналу номенклатури, що знаходиться в головній канцелярії ВАТ "Ніжегородболгаза". p align="justify"> Основні вимоги до формування справ
.1.1. Формуванням справ називається групування виконаних документів справи відповідно до номенклатури справ. p align="justify"> Справи формуються працівниками служби документаційного забезпечення, відповідальними за діловодство в структурних підрозділах організації. У конкретному випадку секретарем цієї організації. p align="justify"> .1.2. Секретар дотримується наступного порядку формування справ:
підшивати у справу тільки зареєстровані, сповнені і оформлені документи;
включати у справу документи, відповідні за своїм заголовку номенклатурі справ з урахуванням змісту, різновиди та терміну зберігання;
групувати у справу закінчені діловодством документи одного календарного року, за винятком перехідних справ;
документи постійного і тимчасового термінів зберігання необхідно групувати в окремі справи;
включати у справу по одному примірнику кожного документа;
справа повинна містити не більше 250 аркушів, його товщина не повинна перевищувати 4 см. Іноді в справу секретар підшиває і до 300 сторінок докуме нтов, але не більше.
забороняється включати у справи чорнові, рукописні, незареєстровані, невиконані, непідписані документи і документи, що підлягають поверненню.
Документи розташовуються в хронологічній послідовності (вхідні-по датах надходження, вихідні - по датах відправлення).
Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання, приєднуються до документів, до яких вони належать.
Основні вимоги до оформлення справ
.1.1. Оформлення справ секретарем організації, а конкретно даного структурного підрозділами ВАТ "Ніжегородоблгаза", в обов'язки якої входить заклад і формування справ согдасно Інструкції з документаційного забезпечення управління. p align="justify"> .1.2. Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. p align="justify"> .1.3. Повному оформленню підлягають справи постійного зберігання, тимчасового зберігання (понад 10-ти років). p align="justify"> .1.4. Повне оформлення справ передбачає:
підшивку чи палітурку документів у справи;
нумерацію аркушів у справі;
