о якісних характеристик документообігу відносяться:
. характеристики документопотоков (склад документів, їх зміст);
. маршрути руху документів (напрямок руху, етапи та інстанції маршруту руху документів);
. періодичність (стадії документообігу);
. спрямованість руху.
Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин - потоків, що забезпечують прямий і зворотний зв'язок в управлінні. Під документопотоком (потоком документної інформації) розуміється склалося або організоване в межах інформаційної системи рух даних у певному напрямку, за умови, що у цих даних спільне джерело і загальний приймач. p align="justify"> Документопотоки розрізняють по напрямку і по відношенню до управлінського об'єкту. У напрямку виділяють горизонтальні потоки, що зв'язують організації одного рівня управління, і вертикальні (висхідні і низхідні), що зв'язують організації різних рівнів, наприклад, керівний орган влади і підпорядковані йому установи та організації, центральний офіс фірми і дочірні фірми та філії. Висхідні потоки - це вхідні документи, одержувані вищестоящою організацією від підлеглих організацій (вихідні документи підлеглих організацій, направлені на вищі інстанції). Низхідні потоки - це документи, що направляються вищестоящими органами влади і управління підлеглим організаціям. p align="justify"> По відношенню до управлінського об'єкту виділяють вхідний, вихідний і внутрішній документопотоки. Вони тісно взаємопов'язані, тому що інформація поступили документів використовується для підготовки внутрішніх та вихідних відповідь і т. д.
Вхідний документопотік будь-якої організації складається з:
. документів вищестоящих організацій (органів влади і управління, центральних апаратів міністерств та ін.) До складу цих документів входять директивні вказівки, нормативні та методичні акти, які є підставою для керівників в організації виробничої, управлінської, технічної, економічної, соціальної та іншої діяльності. За видовим складом до цих документів належать: укази, закони, постанови, розпорядження, вказівки, доручення, накази, листи, інструкції, рішення, методичні вказівки та рекомендації;
. документів від підвідомчих організацій, які містять відомості про виконання розпорядчих дій, запити про шляхи виконання завдань і звітні відомості про свою діяльність. За видами документів цей потік складається із звітів (про фінансової, господарської, соціальної, управлінської діяльності), ініціативних доповідних записок, листів, актів;
. документів від несупідрядними організацій, що спрямовуються з метою узгодження спільних дій або спонукання до них, з метою консультування, отримання інформації. Основні види документів: листи (інформаційні, рекламні, оферти, гарантійні, запити тощо) і договори, а також документи, що супроводжують виконання договорів (акти взаємозаліків, рахунки, заявки, сертифікати, відвантажувальні документи тощо);
. звернень громадян - пропозицій, заяв, скарг.
Вихідний документопотік складається з документів, що створюються в даній організації та відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на що надійшли письмові чи усні запити або як ініціативні документи, вимагають або не потребують відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу відповідних документів. Мотиви створення вихідних документів диктуються напрямками діяльності організації та її інформаційними запитами. У вихідному документопотоки виділяється група розпорядчих (за умови, що організація має підвідомчі організації) та інформаційних документів (комунікативних) - листи, доповідні, огляди, довідки, звіти, договори, документи щодо їх виконання. p align="justify"> Внутрішній документопотік складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається зі сферою їх застосувань. Внутрішній потік забезпечує цілеспрямоване вирішення управлінських завдань у межах однієї установи, організації. До внутрішніх відносяться організаційні документи, що визначають завдання, функції організації в цілому, а також її структурних підрозділів, компетенцію, права та обов'язки посадових осіб, правила виконання окремих видів діяльності: положення, статути, установчі договори, посадові інструкції, регламенти, правила, штатні розписи та ін Функції оперативного регулювання діяльності установ виконують розпорядчі документи, що видаються керівництвом: накази, вказівки, розпорядження, рішення. Самостійні...
