Документи термінового характеру оформляються до відправки секретарем канцелярії негайно і передаються водієві, який доставляє пакет в відділення поштового зв'язку . [10, C. 8]
.3 Особливості підготовки, оформлення та обліку окремих видів документів в ТОВ ??laquo; Кравт
Секретарі служби ДОУ ТОВ ??laquo; Кравт несуть відповідальність за підготовку, оформлення та облік деяких видів розпорядчих документів, в т.ч. наказів про відрядження працівників компанії, а також за проходження всього циклу візування й підписання деяких видів договорів.
Терміни, що застосовуються в розпорядчих документах ТОВ ??laquo; Кравт raquo ;, повинні відповідати термінології, прийнятої в законодавстві Республіки Білорусь, і вживатися в одному і тому ж значенні у всьому тексті.
Дійсні найменування управлінь, відділів, служб та інших структурних підрозділів організації, а також посади працівників пишуться в строгій відповідності зі штатним розкладом.
Видавані в ТОВ ??laquo; Кравт накази перед підписанням в обов'язковому порядку візуються:
начальником кадрової служби - накази по особовому складу (-л), кадрові накази (-к), накази про преміювання (-п);
заступником директора з фінансів та економіки - накази, в яких зачіпаються питання фінансування.
юристами - договору купівлі-продажу, договору з оренди і т.д. При цьому на нашому примірнику договору проставляється штамп для віз, де вказується виконавець і проставляються візи всіх зацікавлених осіб.
При необхідності перелік посадових осіб, що візують наказ, може бути розширений іншими зацікавленими особами.
Якщо в процесі візування документа виникають розбіжності, документ може візуватися із зауваженнями. У цьому випадку проставляється відмітка про наявність зауважень, які прикладаються до документа.
Забороняється включати в розпорядчий документ структурний підрозділ або працівника підрозділу без узгодження з ним і (або) його безпосереднім керівником.
Всі розпорядчі документи в ТОВ ??laquo; Кравт передаються в службу ДОП в день їх підписання для реєстрації. Реєстрація ведеться в журналі реєстрації.
Накази і розпорядження реєструються роздільно.
Окремо реєструються накази:
по основній діяльності
по особовому складу (-л)
про відряджання в межах РБ
про відряджання за межами РБ
кадрові (-к)
про преміювання (-п)
Реєстрація кожного виду розпорядчих документів щорічно починається з першого номера.
Реєстраційним індексом розпорядчого документа є його порядковий реєстраційний номер у межах даного виду документа, зростаючий в межах року. Індексація документів - цифрова.
Підрозділи та посадові особи, до відома яких необхідно довести розпорядчий документ, перераховуються виконавцем в списку розсилки, размещаемом на звороті останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку і при розмноженні відтворювані.
Контроль за своєчасним ознайомленням з розпорядчими документами працівників і поверненням цих документів покладається на службу ДОУ компанії.
Окремим видом розпорядчих документів, які складають і оформляють тільки секретарі служби ДОП, є накази про відрядження.
Накази про відрядження відносяться до категорії документів по особовому складу. Термін зберігання наказів про відрядження залежить від того, чи перевищує термін поїздки 1 місяць чи ні. Так, для наказів про тривалих ( більше 1 місяця ) службові відрядження як в межах Республіки Білорусь, так і за кордон передбачений 75-річний термін зберігання.
Накази про відрядження (незалежно від того, виконується поїздка в межах Республіки Білорусь або за кордон), якщо термін поїздки не перевищує місяця, підлягають зберіганню протягом 3 років після проведення податковими органами перевірки дотримання податкового законодавства.
У тексті наказу про відрядження зазначаються:
прізвище, ім'я та по батькові працівника, якого відряджають, його посада (професія);
найменування структурного підрозділу, в якому працює працівник (при його наявності);
місце відрядження;
термін поїздки;
мету поїздки.
Одним наказом можуть бути відряджені кілька працівників як з одного, так і з різним...
